MIKE CLAYTON

ZARZĄDZANIE CZASEM

JAK EFEKTYWNIE PLANOWAĆ I REALIZOWAĆ ZADANIA

przełożyła

Katarzyna Zimnoch

Strona redakcyjna

Tytuł oryginału: Brilliant Time Management. What the most productive people know, do and say

Redaktorzy prowadzący: Joanna Gonsior, Maria Gładysz

Tłumaczenie: Katarzyna Zimnoch

Redakcja: Joanna Chrystyniak-Mucha

Korekta: Ewa Jachimek

Opracowanie graficzne: Eliza Goszczyńska, Grażyna Faltyn

Skład, łamanie, rysunki: Studio F

Ta wersja elektroniczna: Masterlab/Lekkie-ksiazki.pl

Opracowanie okładki: Krzysztof Zięba, TonikStudio.pl

Zdjęcie na okładce: www.istockphoto.com © Alex Slobodkin

Ilustracja na s. 75: www.sxc.hu © cobrasoft

© Pearson Education Limited 2011

This translation of BRILLIANT TIME MANAGEMENT. WHAT THE MOST PRODUCTIVE PEOPLE KNOW, DO AND SAY 01 Edition is published by arrangement with Pearson Education Limited.

Polish edition copyright © 2011 by Edgard

The trade marks TEACH YOURSELF and the logo for the Teach Yourself series are the In by the publisher.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną oraz kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym skutkuje naruszeniem praw autorskich niniejszej publikacji.

Samo Sedno

Edgard

ul. Belgijska 11

02-511 Warszawa

tel./fax: (22) 847 51 23

e-mail: samosedno@samosedno.com.pl

ISBN 978-83-7788-151-4

wydanie I

Warszawa 2011

Książkę dedykuję Felicity,
która dała mi czas na jej napisanie,
oraz Sophii, dzięki której czas zyskał
nowe znaczenia.

O autorze

Mike Clayton rozpoczął karierę jako pracownik naukowo-dydaktyczny w szkolnictwie wyższym. Dotychczas miał okazję sprawdzić się w roli konsultanta, menadżera projektu, trenera i mówcy. W tym czasie zyskał reputację mistrza terminowego wykonywania obowiązków. Przez ostatnie dziesięć lat badał techniki stosowane przez ludzi sukcesu w zakresie dotrzymywania terminów i osiągania bardzo wysokich wyników. Połączył swoją wiedzę ekspercką dotyczącą prowadzenia projektów ze zrozumieniem zasad psychologii, co pozwoliło mu opracować szeroki zestaw narzędzi pomocnych w zarządzaniu czasem. Mike przeprowadził liczne szkolenia i prezentacje w dziedzinach zarządzania projektami oraz czasem, pomagając innym w uporaniu się z obowiązkami zawodowymi, i to zarówno w przypadku dużych projektów, jak i mniej znaczących zadań.

Mike uzyskał tytuł doktora na Uniwersytecie w Manchesterze oraz certyfikat Mistrza Praktyk NLP. W ramach wolontariatu był przewodniczącym zarządu oraz kuratorem dwóch organizacji charytatywnych.

Wprowadzenie

Gdy studiowałem, miałem brodę. Obliczyłem, że każdego dnia, kiedy się nie golę, zyskuję pięć minut, a zatem w ciągu całego tygodnia mogę oszczędzić pół godziny lub więcej. W ciągu roku mógłbym z łatwością zaoszczędzić całą dobę – 24 godziny. Uwielbiałem życie studenckie. Pomiędzy pracą w laboratorium badawczym, jeszcze przed studiami, a podjęciem pierwszej „prawdziwej” pracy spędziłem siedem wspaniałych lat, studiując, prowadząc badania i świetnie się bawiąc. A jako bonus, dzięki temu, że nie goliłem się każdego dnia przez te siedem lat, zyskałem cały tydzień.

Tak więc kiedy nagłe i smutne wydarzenia opóźniły rozpoczęcie pracy nad tą książką, pocieszyłem się myślą, że mogę dotrzymać terminu wyznaczonego przez wydawcę, ponieważ mam jeszcze ciągle te siedem dni zaoszczędzonych w czasach studenckich.

Nie da się oszczędzać czasu

Ale gdzie jest te siedem dni? Powyższa opowieść ma oczywiście na celu podkreślenie znanej prawdy, że nie da się „oszczędzać” czasu. Jedyne, co możemy zrobić, to spożytkować ten, który mamy, w mądry sposób.

Ta książka nie pomoże ci „zgromadzić” czasu. Da ci ona jedynie narzędzia przydatne do tego, żebyś w czasie, którym dysponujesz, zrobił więcej rzeczy, które chcesz zrobić; żebyś to, co musisz wykonać, robił terminowo; aby twoja praca była bardziej wydajna i żebyś osiągnął to, co uważasz za sukces.

Ile chcesz zrobić – to już twój wybór. Jeśli coś jest dla ciebie ważne, pokażę ci, jak ustalić priorytety, jak to zaplanować, jak się na tym skupić, jak sprawić, żeby inni ci w tym pomogli oraz jak zadanie doprowadzić do końca.

Nie ma zatem znaczenia, czy twoje problemy z czasem wynikają z faktu, że masz za dużo do zrobienia w zbyt krótkim czasie, czy że zbyt wiele rzeczy ci przeszkadza lub ciągle odkładasz na później to, co musisz zrobić – ta książka i tak da ci odpowiedzi, których potrzebujesz.

Już jako nastolatek i później, jako dorosły, wypracowałem sobie opinię osoby, która wyrabia się z mnóstwem rzeczy. Nie zawsze było to łatwe, zdarzało mi się pracować nad trudnymi zleceniami przy naglących terminach i szeregu innych obowiązków, z których musiałem się wywiązywać. Opracowałem sprawdzające się w moim przypadku sposoby radzenia sobie z tą presją i nieprzekraczania terminów. Przez ostatnie dziesięć lat szukałem rozwiązań, dzięki którym mógłbym pomóc także innym osobom przejąć kontrolę nad czasem oraz listami zadań. Sposoby opisane w tej książce działają. Są podane w logicznej kolejności i każdy rozdział pomoże ci stopniowo rozbudować swoje strategie zarządzania czasem oraz pokaże ci, w jaki sposób jedne pomysły wspomagają inne.

Rozdziały i ich tematyka

Każdy z jedenastu rozdziałów w tej książce porusza odrębną problematykę. Poniższa lista przedstawia je w skrócie, co może pomóc czytelnikom, którzy korzystają z tego poradnika „na wyrywki”.

Część 1: Podstawy zarządzania czasem

Rozdział 1: Jakie jest twoje podejście do czasu?

W tym rozdziale przedstawimy różne podejścia do pojęcia czasu polegające na orientacji na przeszłość, teraźniejszość i przyszłość. Dowiesz się też, jak osiągnąć między nimi względną równowagę.

Rozdział 2: Uświadom sobie, jak wykorzystujesz czas

Wraz ze wzrostem świadomości na temat tego, jak upływa twój czas, zaczniesz dostrzegać problemy związane z zarządzaniem nim, a co za tym idzie – stosować pomocne rozwiązania przedstawione w tej książce.

Rozdział 3: Sześć podstaw zarządzania czasem

Dzięki lekturze tego rozdziału poznasz sześć głównych technik, których praktykowanie pozwoli ci uzyskać kontrolę nad własnymi reakcjami na ilość zadań do wykonania oraz wykorzystać czas w sposób efektywny.

Rozdział 4: Uświadom sobie, po co to robisz

Efektywne zarządzanie czasem jest związane z tym, co chcesz osiągnąć. W tym rozdziale poznasz skuteczne narzędzia, które pokażą ci, jak określać cele w krótkiej, średniej i długiej perspektywie.

Część 2: Pracuj efektywnie i unikaj złodziei czasu

Rozdział 5: Efektywne wykonywanie zadań

Tematem tego rozdziału jest efektywność. Skupienie się w całości na jednym zadaniu daje ogromne korzyści, ale daje je także umiejętność zajmowania się wieloma sprawami jednocześnie. Zbadamy mit dotyczący tak zwanej wielozadaniowości, przyjrzymy się pułapkom czyhającym na osoby próbujące łączyć te dwie przeciwstawne postawy oraz zastanowimy się, jak poradzić sobie z typową ich konsekwencją – stresem. Poznamy również sposoby na osiągnięcie większej efektywności w dwóch kluczowych sytuacjach, w których ludzie zwykle spędzają dużo czasu bezproduktywnie – podczas czytania oraz spotkań.

Rozdział 6: Skup się na priorytetach i zapanuj nad swoim czasem

Dzięki lekturze tego rozdziału zrozumiesz różnicę pomiędzy tym, co ważne, a tym, co jedynie pilne. Unikanie presji, by być nieustannie zajętym, i niedopuszczenie do sytuacji, gdy będzie już za późno, pozwolą ci skupić się na priorytetach. W tym rozdziale omówię problem złodziei czasu, skłonności do pośpiechu oraz sposoby zwalczania prokrastynacji (odkładania wszystkiego na później).

Rozdział 7: Kiedy kontynuować, a kiedy odpuścić?

W tym rozdziale dowiesz się o roli koncentracji. Nie chodzi tylko o to, żeby coś wykonać – ważne, żeby zrobić, co trzeba, a pominąć to, co nie ma znaczenia. Ten rozdział porusza kwestię dokonywania wyborów oraz rezygnacji z projektów czy pomysłów, które nie wpasowują się w twoje cele. Dowiesz się także, w jaki sposób równowaga pomiędzy pracą zbyt wymagającą a pracą zbyt łatwą może spowodować wzrost produktywności.

Rozdział 8: Dla kogo to robisz?

Tematem tego rozdziału jest sztuka mówienia „nie”. Dlaczego robimy dla innych osób różne rzeczy, kiedy wiemy, że tak naprawdę nie zostanie to docenione? Niektórzy z nas postrzegają nadmiar pracy jako swój obowiązek, natomiast inni chcą po prostu zadowolić resztę świata. Ustal hierarchię ważności osób, którym jesteś potrzebny, i podejmuj decyzje optymalne z twojego punktu widzenia. Naucz się inaczej postrzegać pewną bardzo ważną zdolność: umiejętność mówienia „nie”.

Część 3: Największy sukces w realizacji zadań

Rozdział 9: Wykonywanie zadań dzięki innym osobom

Efektywne delegowanie zadań to klasyczny element repertuaru technik zarządzania czasem, dlatego w tym rozdziale uważnie mu się przyjrzymy. Dzięki temu zrozumiesz, dlaczego tak wielu z nas ta umiejętność wydaje się trudna oraz poznasz procedury i narzędzia, które będą cię wspierały w skutecznym wcielaniu jej w życie.

Rozdział 10: Zasada OATS – główna procedura zarządzania czasem

W tym rozdziale zajmiemy się zasadą OATS – prostą, skuteczną procedurą planowania czasu. Znajdziesz tu niezbędne wskazówki i poznasz techniki efektywnego korzystania z zasady OATS oraz narzędzia do zarządzania czasem w oparciu o tę zasadę.

Rozdział 11: Trzy rzeczy, które robią specjaliści od zarządzania czasem

Tematem rozdziału jest planowanie. W tej części znajduje się podsumowanie zagadnień związanych z zarządzaniem czasem oraz pomysły na to, jak należycie planować, zabezpieczać to, co masz, i znajdować czas na myślenie.

Co zatem da ci ta książka?

Niektórzy z was powiedzą, że chcą znaleźć więcej czasu na rzeczy, które robią z wyboru, niż na te, które robią z konieczności. Nazywam was czytelnikami, którzy „utknęli w przymusie”.

Inni chcą wykonywać więcej zadań – czy to w pracy, czy w życiu towarzyskim, rodzinnym – gdziekolwiek. Nazywam was czytelnikami, którzy „utknęli w więcej”.

Są wśród was i tacy, którym wydaje się, że wasze życie, praca i marzenia zmierzają donikąd. Nazywam was czytelnikami, którzy „utknęli w teraz”.

Jeszcze inni czują się sfrustrowani tym, czego nie mogą zrobić, ponieważ priorytety innych osób ciągle stają im na przeszkodzie. Nazywam was czytelnikami, którzy „utknęli w zadaniach”.

Czytaj dalej, jeśli chcesz:

• zrozumieć, w jaki sposób niektóre z twoich obowiązków mogą ulepszyć twoje życie i stać się zajęciami z wyboru. Spodoba ci się zwłaszcza rozdział 4. Przemówi on szczególnie do czytelników, którzy „utknęli w przymusie” oraz „w teraz”.

• lepiej wykorzystywać czas, który masz. Spodobają ci się zwłaszcza rozdziały 3, 5, 10 i 11. Przemówią one szczególnie do czytelników, którzy „utknęli w więcej” i „w teraz”.

• zobowiązywać się do mniejszej liczby rzeczy, które „musisz”. Spodobają ci się zwłaszcza rozdziały 6 i 8. Przemówią one szczególnie do czytelników, którzy „utknęli w przymusie” oraz „w zadaniach”.

• tworzyć więcej okazji do tego, żeby robić rzeczy „z wyboru”, na których chcesz się skupić. Spodoba ci się zwłaszcza rozdział 7. Przemówi on szczególnie do czytelników, którzy „utknęli w przymusie” i „w teraz”.

• przekazywać innym część zadań, z którymi musisz się uporać. Spodoba ci się zwłaszcza rozdział 9. Przemówi on szczególnie do czytelników, którzy „utknęli w przymusie” i „w więcej”.

• nauczyć się fundamentalnej procedury, którą stosuje się, żeby zrobić wszystko, co trzeba, oraz żeby planować swój czas. Spodoba ci się zwłaszcza rozdział 10. Przemówi on szczególnie do czytelników, którzy „utknęli w więcej” i „w teraz”.

Wszystkie te strategie łączy potrzeba przyjęcia pozytywnego i asertywnego nastawienia do kwestii spożytkowania własnego czasu. Nie możesz dostać go więcej – możesz tylko dobrze wykorzystać ten, który masz.

Podziękowania od autora

Moje życie podlega zbyt wielu różnym wpływom, bym mógł wskazać pojedyncze osoby, którym należą się podziękowania za przekazaną mi wiedzę i umiejętności w zakresie zarządzania czasem. Chciałbym jednak wspomnieć grupę wspaniałych ludzi, z którymi pracowałem w konsultingu w firmie, która teraz nazywa się Deloitte. W gruncie rzeczy to, czego wszyscy mnie nauczyliście, to maksimum tego, co może osiągnąć człowiek zdolny i zdeterminowany. Nadaliście realności staremu powiedzeniu: „Jeśli chcesz, żeby coś zostało zrobione, poproś o to kogoś, kto jest zajęty”.

Chcę również podziękować mojej redaktorce, Samancie Jackson, za wszystkie uwagi i wskazówki.

Część pierwsza. Podstawy zarządzania czasem

Część pierwsza kładzie podwaliny pod twoje umiejętności zarządzania czasem poprzez wyznaczenie czterech podstaw koniecznych do osiągnięcia sukcesu w tej dziedzinie.

Po pierwsze

Musisz zrozumieć własne nastawienie do czasu. Nie ma dobrych ani złych podejść do czasu, ale niektóre z nich pomogą ci tak nim zarządzać, żebyś mógł zrobić więcej niż dotychczas. Rozdział 1 pokaże ci, jakie są podejścia i wyposaży cię w narzędzia umożliwiające działanie zgodne z danym sposobem postrzegania czasu.

Po drugie

Musisz również uświadomić sobie, w jaki sposób gospodarujesz swoim czasem, dlatego rozdział 2 wskaże ci narzędzia potrzebne do kontrolowania upływającego czasu oraz do nadania mu wartości. Na końcu rozdziału przeczytasz o tym, jak można odnosić się do wspólnych wzorców przy pomocy narzędzi opisanych w częściach 2 i 3 tej książki.

Po trzecie

Trzecim wymogiem jest opanowanie podstaw i tego właśnie nauczysz się w rozdziale 3.

Po czwarte

Zanim będziesz mógł zarządzać swoim czasem w sposób efektywny, musisz również wiedzieć, po co wykonujesz swoje zadania. W rozdziale 4 otrzymasz wskazówki potrzebne do wyznaczania celów, na których od tej pory będziesz mógł się bardziej skupiać.

Rozdział 1. Jakie jest twoje podejście do czasu?

W tym rozdziale:

• zapoznasz się z trzema orientacjami wobec czasu;

• poznasz swoje podejście do czasu;

• nauczysz się ustalać życiowe priorytety.

Ten rozdział przedstawia różne podejścia do czasu oraz to, jak wpływają one na jego wykorzystywanie. Przekonasz się, że istnieją trzy podstawowe sposoby postrzegania czasu i przyjrzysz się zaletom i wadom każdego z nich. Zanim będziesz mógł zarządzać swoim czasem w sposób efektywny, musisz zaprowadzić równowagę pomiędzy tymi różnymi podejściami. Po przeczytaniu tego rozdziału zrozumiesz, jaki jest twój stosunek do czasu i jakie są twoje priorytety, co pomoże ci zrównoważyć i ulepszyć zarządzanie twoim czasem.

Trzy podstawowe orientacje to: orientacja na przeszłość, teraźniejszość i przyszłość. Przyjrzymy im się po kolei, a następnie sprawdzimy, jak osiągnąć między nimi równowagę.

Orientacja na przeszłość

Jeżeli wykazujesz głównie orientację na przeszłość, prawdopodobnie spędzasz dużo czasu na rozpamiętywaniu minionych wydarzeń, co może mieć ogromny wpływ na twoją teraźniejszość, a co za tym idzie – również na twoją przyszłość. Sposób, w jaki pamiętasz i interpretujesz fakty z przeszłości, wpływa nie tylko na twoje podejście, lecz także na aktualne i przyszłe wybory. Choć istnieją zalety i wady orientacji na przeszłość, kwestią kluczową dla twojego dobra jest to, czy twój stosunek do własnej historii jest w przeważającej części pozytywny czy negatywny.

Pozytywne podejście do przeszłości

Masz pozytywne podejście do przeszłości, jeśli skupiasz się na dobrych rzeczach, które ci się przydarzyły, oraz na wydarzeniach, które były dla ciebie przyjemne i satysfakcjonujące. Ludzie o pozytywnym podejściu do przeszłości raczej nie rozpamiętują wydarzeń niesprzyjających, a kiedy już o nich myślą, to widzą ich pozytywne aspekty – jak dobrze sobie poradzili, czego się nauczyli i co dobrego wynikło z trudnych chwil. Jeśli zatem masz pozytywne podejście do przeszłości, prawdopodobnie lubisz ją wspominać, chętnie przechowujesz i oglądasz stare zdjęcia i filmy, przypuszczalnie lubisz nostalgię, którą czujesz, kiedy kolejny raz czytasz ulubione książki lub słuchasz starej muzyki, a z pewnością uwielbiasz przebywać ze starymi znajomymi.

Negatywne podejście do przeszłości

Ten rodzaj podejścia oznacza, że przeszłość dominuje nad twoją teraźniejszością w destrukcyjny sposób. Wspominasz bolesne doświadczenia, pomijając dobre rzeczy, które ci się przydarzyły, co sprawia, że stajesz się zgorzkniały, sfrustrowany, a nawet zły na cały świat. Przejawiasz skłonność do bycia wiecznie zajętym i sprawnie wykonujesz swoje zadania, ale jest to tylko sposób na odcięcie się od bolesnych wspomnień. Twoja produktywność jest prawdopodobnie tak samo wysoka w przypadku działań bezowocnych, jak i tych pożytecznych. I rzeczywiście, jest mało prawdopodobne, żeby osoby o negatywnym podejściu do swojej przeszłości cieszyły się na to, co ma nadejść.

Jak orientacja na przeszłość może pomóc w wykonywaniu zadań?

Negatywne podejście do przeszłości może wyzwalać działania mające na celu odcięcie się od wspomnień, ale nie jest to korzystne. Pozytywna orientacja na przeszłość może pomóc, ponieważ daje ci jasne i wymowne pojęcie o tym, kim jesteś i jakie masz miejsce w osobistej historii. Sprawia to, że czujesz się pewny swojej przyszłości. Postrzeganie przeszłości wpływa na nasze decyzje dotyczące tego, co przed tobą, i choć zachodzi ryzyko hurraoptymizmu, to jeśli masz pozytywne podejście do przeszłości, masz większe szanse na dokonanie odważnych, korzystnych wyborów w kwestii swojej przyszłości.

Z drugiej strony, niebezpieczeństwo bycia zbyt zorientowanym na przeszłość wiąże się z osłabieniem twojej zdolności wykonywania zadań i dobrego wykorzystania czasu, który masz tu i teraz. W przypadku podejścia negatywnego możesz mieć poczucie bezcelowości i braku chęci do poszukiwania przyjemności. Pozytywne podejście do przeszłości również może cię hamować, jeśli poczucie nostalgii sprawia, że czujesz się zbyt komfortowo, żyjąc tylko wspomnieniami.

Orientacja na teraźniejszość

Przeciętny leniwiec może pokonać blisko pięć metrów na minutę, kiedy jeden z niewielu południowoamerykańskich drapieżników zmusi go do ucieczki. Jest to dla niego naprawdę duża prędkość, wymagająca wiele wysiłku i energii. To biedne stworzenie jest jedynym, którego zachowanie kojarzone jest z jednym z siedmiu grzechów głównych, a przecież jest ono ograniczone przez swoje otoczenie: strawienie liści, które jada, może zająć nawet ponad miesiąc. Mimo to leniwce stały się symbolem podejścia do czasu typu „nie zależy mi”.

Jętki żyją natomiast maksymalnie kilka dni, przy czym niektóre gatunki mają tylko kilka minut na to, żeby znaleźć partnera i zatroszczyć się o następne pokolenie, zanim ich przydział czasu się skończy. Wyobraź sobie, w jaki sposób świadomość, że masz tylko jeden dzień życia, wpłynęłaby na twoje postrzeganie czasu – zwłaszcza gdyby były jakieś cele, które naprawdę chciałbyś osiągnąć. Jętki symbolizują podejście do czasu typu „żyj chwilą”.

Są to dwa ekstremalne przykłady orientacji na teraźniejszość.

Negatywne podejście do teraźniejszości

Leniwiec reprezentuje postawę apatyczną – nic nie jest warte tego, żeby się tym zająć. Ludzie o takim podejściu nie są ani entuzjastyczni, ani skrupulatni, są za to narażeni na zachowania autodestrukcyjne, które mają źródło w poczuciu bezcelowości.

Pozytywne podejście do teraźniejszości

Jętka reprezentuje stanowisko przeciwstawne – podejście, według którego życie skupia się na chwili obecnej. Jętki symbolizują osoby, które lubią dobrą zabawę, przygody i są spontaniczne (niejednokrotnie w stopniu, który denerwuje i niepokoi ludzi z ich otoczenia). One również przejawiają czasem zachowania autodestrukcyjne, ale ich motywacją jest adrenalina płynąca z działań uzależniających lub wysokiego ryzyka. Nie oczekuj od jętki, żeby prowadziła dziennik albo nawet nosiła zegarek!

Jak orientacja na teraźniejszość może pomóc w wykonywaniu zadań?

Podejście leniwca ma jedną dużą zaletę: jeśli nie spieszysz się, żeby zrobić to, co musisz, być może potrafisz zwolnić tempo i cieszyć się chwilą. Podejście jętki również niesie ze sobą dużą korzyść: jeśli zależy ci na tym, żeby zrobić dużo, to przy odpowiednim pokierowaniu może to stać się źródłem energii, która pomoże ci osiągać większe rzeczy. Ważne jest jednak, by te rzeczy były również wartościowe.

Orientacja na przyszłość

Jeśli jesteś zorientowany na przyszłość, to właśnie ona staje się siłą motywującą twoje myślenie i podejmowanie decyzji. W konsekwencji prawdopodobnie planujesz z wyprzedzeniem, żeby osiągnąć to, co dla ciebie ważne, i pracujesz sumiennie, żeby tak się stało. Może to się tyczyć zarówno twojej przyszłości, jak i przyszłości twojej rodziny, firmy czy czegokolwiek innego, w co się angażujesz. Dzięki temu jesteś bardzo skrupulatny i odpowiedzialny. Osoby zorientowane na przyszłość przybędą na spotkanie o czasie i nie porzucą danego zadania, zanim nie doprowadzą go do końca. Mogą im jednak towarzyszyć lęki, stres oraz poczucie, że muszą poświęcać się „dziś”, żeby zapracować na „jutro”.

Jak orientacja na przyszłość może pomóc w wykonywaniu zadań?

Orientacja na przyszłość oczywiście dobrze nadaje się do wyznaczania celów, aktywnego planowania czasu oraz sumiennej pracy na rzecz ich osiągnięcia. Jeśli jesteś zorientowany na przyszłość, entuzjastycznie podchodzisz do rozwiązywania problemów oraz jesteś zdeterminowany, żeby osiągnąć sukces, co jednak może zepchnąć na dalszy plan twoje aktualne potrzeby. Wydaje się, że orientacja ta przydaje się wówczas, gdy ma się wiele do zrobienia. Wiąże się ona jednak z pewnymi problemami.

W czym przeszkadza orientacja na przyszłość?

Kiedy nie zwraca się uwagi na swoje bieżące potrzeby, można dostać obsesji na punkcie osiągnięcia celu samego w sobie. Bierzesz na siebie za dużo obowiązków, nic nie daje ci spełnienia, którego szukasz, ponieważ nieustannie poświęcasz to, co sprawia ci radość w danym momencie, na rzecz domniemanych profitów w przyszłości.

Inna pułapka, w którą wpadają osoby zorientowane na przyszłość, to próba rozwiązywania problemów pozostających poza ich kontrolą. Jednym ze sposobów weryfikacji postawionych zadań może być dokonanie jasnego rozróżnienia pomiędzy tym, co jest w ich zasięgu, a tym, co pozostaje poza nim.

Zbyt często zdarza się, że nasze dążenia zdominowane są przez wyniki, na które na ogół nie mamy wpływu. Sprawia to, że trwonimy dużo energii na próbę osiągnięcia celu, który jest poza naszym zasięgiem. Następny rozdział pomoże ci realnie ocenić swoje możliwości, prawdziwym wyzwaniem jest bowiem radzenie sobie z zadaniami, które – choćby po części – są pod naszą kontrolą.

Jakie jest twoje podejście?

Czego się dowiedziałeś o sobie, czytając o trzech różnych podejściach do czasu? Możliwe, że zobaczyłeś siebie w każdej z tych kategorii w mniejszym lub większym stopniu i że udało ci się rozpoznać, czy twoje podejście w ramach danej orientacji jest raczej pozytywne czy negatywne. Jeśli odkryłeś, że ogólnie nie jesteś zadowolony ze swojego podejścia do czasu – nie martw się, możesz to zmienić. Philip Zimbardo i John Boyd piszą w książce Paradoks czasu. Psychologia postrzegania czasu, że nie ma dowodów na to, aby orientacje względem czasu były predeterminowane – możemy je zmienić.

„Boże, daj mi siłę, abym mógł zaakceptować to, czego nie mogę zmienić; odwagę, abym zmienił to, co mogę zmienić; i mądrość, bym umiał odróżnić jedno od drugiego”.

To słowa teologa Reinholda Niebuhra. Nieważne, czy ich przesłanie duchowe do ciebie przemawia, czy też nie – stanowią one jedno z najskuteczniejszych podejść do zarządzania czasem.

Zrównoważone podejście do czasu

Wszystkie podejścia do czasu: orientacja na przeszłość, teraźniejszość i przyszłość mają swoje dobre strony. Twoim celem powinno być opanowanie pozytywnych elementów każdego z nich oraz zminimalizowanie elementów negatywnych. Są trzy techniki, które możesz stosować w celu wprowadzenia tej równowagi.

Detoksykacja przeszłości

Silnie pozytywne nastawienie do własnej przeszłości da ci wiarę w przyszłość, więc jeśli masz negatywne podejście do minionych zdarzeń, ważne, żeby spróbować je zmniejszyć.

Twoje wspomnienia są w całości percepcją – tamta rzeczywistość już dawno przestała istnieć. Kiedy zaczynasz myśleć o tym, co było, skup się na pozytywnych wydarzeniach. Wspominając szczęśliwe momenty, małe sukcesy i dobre relacje, wyobraź sobie, że oglądasz doskonały film, i aby cieszyć się nim w pełni, podkręć głośność, zwiększ jasność, ożyw kolory i zmień obraz na format wielkoekranowy, w technologii HD i 3D. Jeśli przyłapiesz się na tym, że myślisz o wydarzeniach nieszczęśliwych lub o porażkach, niech ich miejsce zajmie jak najszybciej skoncentrowanie się na sukcesach i osiągnięciach.

Ćwiczenie

Pięć sposobów na uzdrowienie przeszłości

• Pomyśl o jakichś ważnych wydarzeniach w swoim życiu i zdecyduj, jaką korzyść możesz wynieść z każdego z nich.

• Pomyśl o osobach, które cię skrzywdziły, i przebacz im w myślach. Świetnym sposobem na to jest spisanie wszystkich krzywd. Potem wyrzuć karteczki do ulicznego kosza na śmieci. Powiedz do siebie: „Te krzywdy to już przeszłość, wszystkie minęły”.

• Zadzwoń do kogoś, z kim już nie masz kontaktu, i powiedz mu, dlaczego kiedyś był dla ciebie ważny i że ci go brakuje. Zadzwoń też do osób, z którymi ciągle jesteś w kontakcie, i powiedz im, jak bardzo je kochasz i doceniasz. Zacznij od kogoś, z kim mieszkasz.

• Zabierz się za pisanie dziennika wdzięczności i każdego wieczoru zanotuj jedną rzecz z danego dnia, za którą czujesz się wdzięczny.

• Spędzaj czas z ludźmi, którzy mają pozytywne nastawienie do przeszłości i optymistycznie patrzą w przyszłość. Przebywanie z osobami, które narzekają i są zgorzkniałe z powodu przeszłych wydarzeń, może wpływać toksycznie na twoje życie.

Wczuj się w chwilę – stań się bardziej zorientowany na teraźniejszość

Jeśli przejawiasz silną orientację na przeszłość lub przyszłość i dochodzisz do wniosku, że tracisz z oczu możliwe przyjemności płynące z chwili bieżącej, zamiast rzucać się w szalony wyścig z czasem, by zrobić więcej i więcej, pozwól sobie czasem na to, by pobyć wyłącznie w „teraz” i cieszyć się każdą chwilą. Przykładowo, kiedy wychodzisz ze znajomym na kolację, spróbuj naprawdę skupić się na jedzeniu, które spożywasz, i smakuj każdy kęs. Słuchaj uważnie tego, co druga osoba ma do powiedzenia, i ciesz się jej towarzystwem. Co najważniejsze, nie martw się tym, która jest godzina, jak dotrzesz do domu lub co musisz zrobić następnego dnia – skup się tylko na przyjemności płynącej z chwili obecnej.

Pewna moja znajoma na przyjęciu u siebie zrobiła coś zaskakującego – zdjęła mój zegarek. Kiedy nie masz dostępu do „czasu”, wówczas jedynym czasem, który istnieje, jest teraz.

Ćwiczenie

Pięć sposobów na to, żeby wczuć się w chwilę

• Uprawiaj ćwiczenia relaksacyjne, takie jak joga, pilates lub technika Alexandra.

• Znajdź chwilę dla siebie, np. zrób sobie masaż albo pomedytuj.

• Zostaw zegarek w domu.

• Przerwij to, co robisz, i wyjdź na spacer.

• Zacznij się uczyć czegoś nowego i skomplikowanego fizycznie lub manualnie, jak np. sztuka walki, akrobacja cyrkowa czy rękodzieło.

Oko na przyszłość – stań się bardziej zorientowany na to, co przed tobą

Jeśli jesteś przesadnie zorientowany na teraźniejszość, zacznij skupiać się na tym, co chciałbyś osiągnąć w przyszłości – stawiaj sobie cele i rób plany. W rozdziale 4 przeczytasz o metodach ułatwiających stawianie sobie nowych celów w życiu. Możesz też zabrać się do tego od razu – pomyśl o projekcie, nad którym obecnie pracujesz, i wygospodaruj pół godziny na to, żeby odpowiedzieć na poniższe siedem prostych pytań.

1. Jaki jest cel twojego projektu?

2. Jak będzie wyglądał sukces?

3. Czym ten projekt będzie, kiedy doprowadzisz go pomyślnie do końca?

4. Na kiedy musisz go ukończyć, a na kiedy byś chciał go ukończyć?

5. Jakie główne kroki musisz podjąć, żeby sfinalizować ten projekt?

6. Kiedy chcesz ukończyć poszczególne etapy?

7. Kiedy rozpoczniesz każdy z nich i co musisz zrobić w pierwszej kolejności?

Prowadź zapiski dotyczące tego, w jaki sposób twoje decyzje i działania zmieniają twoje życie i sprawy wokół ciebie. Panujesz nad tym.

Ćwiczenie

Pięć sposobów na to, żeby mieć lepsze oko na przyszłość

• Zacznij nosić zegarek i korzystaj z terminarza, jeśli jeszcze tego nie robisz.

• Prowadź zapiski dotyczące tego, w jaki sposób twoje decyzje i działania zmieniają twoje życie i sprawy wokół ciebie. To ci pokaże, że masz kontrolę.

• Zapisz sobie, co chcesz osiągnąć przed końcem miesiąca.

• Dokonaj przeglądu wszystkich swoich zachowań czy nawyków – diety, ćwiczeń, picia, lekarstw, higieny, podejmowania ryzyka – i zapytaj siebie, jaki wpływ ma każde z nich na twoją oczekiwaną długość życia. Wybierz jedną rzecz do zmiany i rób coś inaczej przez następny miesiąc.

• Ćwicz mówienie „nie” pokusom i zacznij dawać sobie małe nagrody, kiedy wykonałeś jakieś zadanie w pełni.

Czy możesz się zmienić?

Istnieje wspaniała przypowieść Indian Cherokee o tym, jak starszy członek plemienia rozmawiał ze swoim wnukiem.

– W moim wnętrzu toczy się walka – powiedział chłopcu. – Zaczęła się, kiedy byłem w twoim wieku. To walka pomiędzy dwoma wilkami. Jeden z nich jest złem – gniewem, zawiścią, bólem, żalem, chciwością, arogancją, użalaniem się nad sobą, urazą, poczuciem niższości, kłamstwem, fałszywą dumą, poczuciem wyższości i wybujałym ego. Drugi wilk jest dobrem – radością, spokojem, miłością, nadzieją, ukojeniem, pokorą, życzliwością, dobrą wolą, empatią, hojnością, prawdą, współczuciem i wiarą. Ta sama walka będzie się toczyła w tobie – w każdym człowieku”.

Chłopiec zastanowił się przez chwilę, po czym zapytał swojego dziadka:

– Który wilk wygra?

Stary Indianin odpowiedział po prostu:

– Ten, którego będziesz karmił.

Podsumowanie

1. Jeśli twoja podstawowa orientacja dotyczy przeszłości, skupiaj się na dobrych wspomnieniach i korzyściach, które wyciągnąłeś z wydarzeń – nawet tych nieprzyjemnych. Rozpamiętywanie dawnych porażek, uraz i złości zatruje twoją zdolność kreowania pożądanej przyszłości.

2. Skoncentrowanie się na teraźniejszości pozwoli ci wykonywać wiele zadań i cieszyć się chwilą, ale nie pozwól, żeby przekształciło się w szał bezmyślnej aktywności lub bezczynne czekanie, aż zdarzy się coś lepszego.

3. Jeśli przejawiasz silną orientację na przyszłość, jesteś prawdopodobnie zdecydowany w kwestii planowania i sumienny w wykonywaniu zadań. Unikaj brania na siebie zbyt wielu obowiązków i niekorzystania z możliwości relaksu i przyjemności.

4. Przyjmuj tylko te zadania, które jesteś w stanie kontrolować; nie trwoń swojej energii na próby osiągnięcia rzeczy, do których ukończenia nie masz ani potrzebnych umiejętności, ani uprawnień.

5. Zaprowadź w swoim życiu równowagę pomiędzy różnymi orientacjami na czas, żebyś mógł uzyskać pewność siebie płynącą z silnego, pozytywnego podejścia do przeszłości, entuzjazm, by cieszyć się bieżącą chwilą, i pragnienie kontroli nad swoją przyszłością.

Rozdział 2. Uświadom sobie, jak wykorzystujesz czas

W tym rozdziale:

• sprawdzisz, na co przeznaczasz czas;

• ustalisz przyczyny kłopotów w realizacji swoich planów;

• poznasz wartość swojego czasu.

W poprzednim rozdziale przyjrzeliśmy się twojemu podejściu do czasu i okazało się, że posiadasz własną kombinację orientacji na przeszłość, teraźniejszość i przyszłość. Ma to oczywiście wpływ na twoje nawyki związane z organizacją i wykorzystywaniem czasu.

W duchu porzekadła: „Tym, co da się zmierzyć, da się zarządzać” rozdział 2 pomoże ci stwierdzić, na czym upływa twój czas i jakie są przyczyny tego, że nie udaje ci się zrobić wszystkiego, co byś chciał. Kiedy już będziesz miał te informacje, poznasz narzędzia i techniki zarządzania czasem, które pomogą ci nad nim panować.

Ten rozdział podzielony jest na dwie części: zaczniemy od tego, jak obliczać wartość twojego czasu, a następnie przyjrzymy się, jak możesz kontrolować jego upływ.

Wartość twojego czasu

Oszacowanie wartości swojego czasu w przeliczeniu na pieniądze jest łatwe, choć żeby to zrobić, należy dokonać pewnych założeń, które są dyskusyjne. Dlatego jeśli nie zgadzasz się z tezami, na których opierają się poniższe przykłady, nie krępuj się i zamień je na własne.

Jeśli jesteś pracownikiem

Najpierw musimy zdecydować, czy mamy patrzeć na wartość, czy na koszty twojego czasu dla pracodawcy. Jeśli jesteś wart tego, żeby cię zatrudniać, wówczas koszty będą stanowiły bardziej konserwatywną, mniejszą liczbę.

Koszt zatrudnienia ciebie będzie zawierał wszystkie opłaty potrzebne do tego, żebyś mógł pełnić swoją funkcję. Zwane są kosztami stałymi i zwyczajowo wynoszą od jednej trzeciej do połowy twojej pensji. My założymy, że jest to połowa twojego wynagrodzenia.

Dlatego rzeczywisty koszt zatrudnienia ciebie to około półtorej twojej pensji. Jeśli podzielimy to przez liczbę tygodni, w których pracujesz w roku, a potem podzielimy wynik raz jeszcze przez liczbę godzin, w których pracujesz tygodniowo, to uzyskany wynik będzie kosztem jednej przepracowanej przez ciebie godziny.

Anita zarabia 40 tysięcy złotych rocznie i pracuje 45 tygodni rocznie, 35 godzin tygodniowo. Ten czas kosztuje jej pracodawcę:

koszt jednej godziny = (1,5x40.000PLN)/(45x35) = 38 PLN za godzinę

Wartość czasu pracy Anity będzie zależała od tego, w jakim stopniu jej praca wpływa na wyniki firmy, i jest dużo trudniejsza do obliczenia. Niektóre firmy obciążają klientów kosztami czasu pracy swych pracowników. W tych przypadkach ta wartość jest łatwo dostępna.

Jeśli pracodawca Anity życzy sobie od jej klientów 100 złotych za godzinę jej pracy, wówczas sposób, w jaki Anita wykorzystuje swój czas, będzie ważną kwestią zarówno dla jej pracodawcy, jak i jej klientów.

Jeśli pracujesz na swój rachunek

Jeśli pracujesz na własny rachunek, wówczas wartość twojego czasu jest równa twojemu całkowitemu dochodowi podzielonemu przez liczbę godzin, które pracujesz, a koszty twojego czasu równe są wszystkim kosztom stałym, jakie ponosisz, podzielonym przez minimalną liczbę godzin, które możesz przepracować. Prowadzenie własnej firmy kosztuje Marka 36 tysięcy złotych rocznie, jego przychód zaś to 120 tysięcy złotych. Pracuje przez 46 tygodni w roku, około 52 godziny tygodniowo.

Koszt jego pracy to średnio 15 złotych za godzinę, a jej wartość to około 50 złotych za godzinę.

Kiedy wypoczywasz

Kiedy wypoczywasz, naprawdę nie powinieneś liczyć kosztów!

Czasem jednak, gdy masz podjąć jakąś decyzję, możesz chcieć to zrobić. Powiedzmy, że Karolina decyduje, czy ma zapłacić zawodowemu malarzowi i dekoratorowi 200 złotych za pomalowanie łazienki, czy też ma to zrobić sama. Malarzowi przygotowanie i pomalowanie ścian zabrałoby jeden dzień. Jej prawdopodobnie zajęłoby to więcej czasu. Ile wart jest jej czas?

Zakładając, że Karolina jest w posiadaniu takiej gotówki, odpowiedź leży w tym, ile czasu zajęłoby jej zarobienie 200 złotych po odliczeniu podatku. Karolina zarabia 60 tysięcy złotych rocznie, z czego 20 tysięcy oddaje urzędowi skarbowemu. Jeśli pracuje przez 45 tygodni rocznie, przy 35 godzinach tygodniowo, zarobienie 40 tysięcy złotych netto zabiera jej 45 x 35 godzin. Równa się to kwocie niemal 25,40 złotych za godzinę, tak więc zarobienie tych 200 złotych zajęłoby jej siedem – osiem godzin.

Wychodzi więc na to, że Karolina zdecydowałaby się na malarza, gdyby samodzielne pomalowanie zajęło jej ponad osiem godzin, natomiast wykonałaby pracę sama, gdyby mogła to zrobić w czasie poniżej siedmiu godzin. Jeśli sądzi, że zajmie jej to czas między siedmioma a ośmioma godzinami, to musi przemyśleć inne rozwiązanie.

Koszt czy wartość?

Kiedy podejmujesz decyzję, na co przeznaczyć swój czas, zawsze kieruj się wartością. Jeśli dokonujesz wyboru w oparciu o koszty, nigdy nie wykorzystasz w pełni swojego czasu.

Na czym upływa twój czas?

Często zdarza się, że na koniec dnia pracy zostaje nam jeszcze coś do zrobienia. Jeśli przydarza ci się to często, pierwszym krokiem jest zrozumienie, na czym upływa twój czas – musisz zacząć go rejestrować. To, jak długo będziesz musiał prowadzić rejestr czasu, zależy od tego, ile zajmie ci zauważenie schematów zachowań i zrozumienie, dlaczego pożytkujesz czas właśnie w taki sposób. Zwyczajowo osoby o zrutynizowanych schematach zachowań muszą zarejestrować trzy ich cykle.

Przykładowy rejestr czasu.

Rejestr czasu

Data:

Czas
Czynność opis
Planowana /
nieplanowana /
przerwana
Poziom energii
niski / średni / wysoki
Rodzaj czynności

8.00

8.20

8.30

9.00

9.20

9.40

Ćwiczenie

Przez cały dzień pracy zapisuj swoje czynności i czas, który pochłaniają , tak dokładnie, jak to tylko możliwe. Powinno to obejmować chwile, kiedy przerywasz pracę, żeby zrobić coś innego, rozmowy oraz przerwy od pracy. Oto przykład:

9.00–9.20 Przeczytanie e-maila i rozmowa z Danielem.

9.20–9.40 Napisanie dwóch listów do użytkowników serwisu.

9.40–10.00 Telefon od rozgniewanego klienta – sporządzenie notatki.

10.00–10.20 Rozpoczęcie pracy nad raportem.

10.20–10.40 Praca nad raportem, rozmowa z Anią w kuchni.

10.40–11.00 Praca nad raportem przerwana przez telefon z zapytaniem.

Przy każdej czynności zanotuj, czy była ona zaplanowana, nieplanowana, czy może przeszkodziła ci w pracy. Zapisuj swoje poziomy energii w ciągu dnia – wysoki, średni lub niski. Dokonuj również klasyfikacji rodzajów czynności, które wykonujesz w każdym przedziale czasowym, jako A, B, C itp.

A Główne obowiązki

B Projekty

C Planowanie i myślenie

D Zajęcia towarzyskie i dla przyjemności

E Reakcja na coś

F Marnowanie czasu

Co mówi ci twój rejestr czasu?

Możesz postanowić, że zestawisz wszystkie te informacje w arkuszu kalkulacyjnym. Dzięki temu będziesz wiedział dokładnie, ile czasu w pracy poświęcasz na poszczególne sprawy.

Wartość twojego rejestru czasu będzie jednak zależała w dużej mierze od uważnej jego analizy.

• Czy proporcje czasu, który spędzasz na różnych czynnościach, wydają się odpowiednie?

• Kiedy najczęściej dana czynność jest zakłócana lub przerywana – i przez co?

• W jakich momentach twoja energia osiąga najwyższe i najniższe poziomy – i co wtedy robisz?

• Co sprawia, że osiągasz najwyższe i najniższe poziomy energii?

• Ile czasu spędzasz na zaplanowanych, a ile na nieplanowanych czynnościach?

• Jak gospodarujesz swoim czasem – czy robisz sobie przerwy w wykonywaniu czynności?

• Ile czasu zajmuje ci wykonywanie przeciętnych zadań – i jak to się ma do czasu, który na to przeznaczyłeś?

Wskazówki i techniki opisane w dalszej części tej książki pomogą ci odpowiedzieć na powyższe pytania. Przyjrzyjmy się niektórym przykładom.

Ciągle usiłuję robić mnóstwo rzeczy naraz.

Wielozadaniowość jest mniej produktywna niż mogłoby się wydawać. Ostatnie badania dowodzą, że tak naprawdę może ona zmniejszać efektywność wykorzystania czasu. Więcej na ten temat w rozdziale 5.

Ciągle coś lub ktoś przeszkadza mi w wykonywaniu zadań.

Jeśli wiesz, jak ocenić dane zakłócenie przy użyciu procedury POOCO, i znasz techniki radzenia sobie ze złodziejami czasu, możesz wygenerować o wiele więcej czasu produktywnego. Szczegółowo opisano tę kwestię w rozdziale 6. 

Zaczynam coś, a potem przechodzę do innego zadania.

Ważne jest, żeby wiedzieć, kiedy kontynuować pracę nad danym projektem, a kiedy ją zakończyć. Więcej na ten temat w rozdziale 7.

Spędzam dużo czasu na robieniu dla innych osób rzeczy, których nie chcę robić dla siebie lub które nie należą do moich obowiązków, lub...

Sprowadza się to w gruncie rzeczy do prostej konkluzji: częściej mów „nie”. Więcej na temat mówienia „nie” dowiesz się w rozdziale 8.

Zdaje się, że energia mi spada, kiedy...

Jeśli wiesz, w jakich momentach tracisz energię, wówczas rozumiesz swoje cykle czasowe i możesz zaplanować zadania i czynności zgodnie z nimi. Więcej na ten temat w rozdziale 10.

Wykonywanie zadań zajmuje mi więcej czasu, niż się spodziewałem.

Prawdopodobnie albo nie planujesz dobrze, albo musisz udoskonalić swoje umiejętności organizacji pracy. Więcej na temat szacowania znajdziesz w rozdziale 10, na temat planowania – w rozdziale 11.

Zadania wykonuję w przypadkowej kolejności, bez uporządkowania i hierarchii.

Planowanie jest tym, co wprowadzi do twoich projektów i czynności ład oraz nada im odpowiednią strukturę. Więcej na ten temat w rozdziale 11.

 Zapamiętaj

Twój czas kosztuje, więc dokładnie zaplanuj, co chcesz z nim zrobić.

Stwórz rejestr, żebyś widział, w jaki sposób pożytkujesz swój czas. Dzięki niemu będziesz mógł stwierdzić, na czym naprawdę polegają twoje trudności w zarządzaniu czasem.