EWA BŁASZCZAK

ZWINNE ZARZĄDZANIE

Krótko, prosto i na temat

Wydanie I, polskie.

Copyright © by 4 Results sp. z o.o.

Warszawa, 2019.

Redakcja

Kazimierz Żurek

Korekta

Anna Chyckowska

Skład i łamanie

Notus Bis • Piotr Kurzec

Projekt okładki i grafiki

Marek Twardowski, www.kreskawsieci.pl

Zdjęcia Ewy Błaszczak

Tomasz Zakrzewski, Focal, www.focal.pl

ISBN: 978-83-945700-5-7

Dystrybucja:

4 Results sp. z o.o.

www.4results.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione i powoduje naruszenie praw autorskich.
Autor dołożył wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne,
nie bierze jednak odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z ich wykorzystania.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli.

1. Wprowadzenie

Zapanowała moda na AGILE. Czy będzie ulotna jak promocja przykrótkich spodni do garnituru lub butów z kwadratowymi noskami? NIE. Skąd ta pewność? Ponieważ AGILE to nie nowość. To znane światu, elastyczne, kreatywne podejście do realizacji projektów, do wykonywania zadań – po prostu do pracy. AGILE nie jest też modą – jest koniecznością. Elastyczne podejście, ciągłe dopasowywanie się, podążanie za coraz bardziej świadomym i wymagającym konsumentem to bowiem „must have” dzisiejszych organizacji.

Chociaż przepraszam – mój błąd. Stosowanie AGILE nie jest koniecznością. Przecież, jak przypomina nam w słynnej sentencji W. Edwards Deming, guru zarządzania: „przetrwanie nie jest obowiązkowe!”.

Tymczasem większość osób do końca nie wie, czym jest AGILE, jak działa i o co w tym podejściu chodzi. Niedawno prowadziłam warsztaty dla 500 kluczowych liderów dużej organizacji, która rozpoczęła szeroko zakrojony projekt transformacji kultury organizacyjnej w duchu AGILE. Z tej okazji menedżerowie zostali zaproszeni na dwudniową konferencję, na której mieli poznawać tajniki AGILE, dyskutować strategię transformacji i przygotowywać się do zmiany. W programie było wiele paneli, warsztatów i wykładów, m.in.: AGILE w zarządzaniu, Customer Journey, Design Thinking, Scrum. Miałam jeszcze chwilę do swojego wykładu, więc popijałam kawę w hotelowym lobby, gdy nagle usłyszałam rozmowę przechodzącej nieopodal grupy liderów:

– Hej, na jaki panel idziesz?

– Nie mam pojęcia. A ty?

– Też nie wiem. Przecież ja tych tytułów nawet nie umiem wymówić, nie mówiąc o tym, żeby ustalić, o co w tym wszystkim chodzi.

– To może chodźmy na ten Scrum – jakaś taka krótka ta nazwa i trochę brzmi jak krakersy, może będą ciastka dawali (śmiech).

– Dobra. To idziemy.

Wtedy zrozumiałam, że zanim w Polsce stworzymy agile’owe Eldorado, najpierw trzeba siąść z ludźmi i wszystko im po kolei wytłumaczyć. Przede wszystkim liderom. Pracownikom. Ludziom, którzy niekoniecznie są informatykami i interesują się trendami w zarządzaniu projektami. Ale mają lub będą mieli styczność z podejściem AGILE, może będą nawet liderami odpowiedzialnymi za wdrożenie tego podejścia w swojej organizacji. Dlatego napisałam dla Was tę książkę. Jej cele to: wytłumaczenie trudnych, anglojęzycznych pojęć; zdefiniowanie podstawowych koncepcj i zasad w AGILE oraz nakreślenie, jakie czynniki są konieczne, by zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu wdrażania agile’owej kultury w polskiej organizacji.

Mimo że mogłabym wypełnić tę książkę przykładami z branży IT dotyczącymi metodologii AGILE (tak byłoby najprościej), to jednak zdecydowałam się często posługiwać przykładami spoza tej branży, a nawet kompletnie spoza biznesu. Przede wszystkim po to, by: 1. pokazać MECHANIZMY AGILE odseparowane od kontekstu konkretnych projektów; 2. odkleić AGILE od branży IT i pokazać, że to podejście można stosować we wszystkich dziedzinach biznesu, a nawet życia prywatnego; 3. ośmielić „cywilów” (nieinformatyków) do stosowania rozwiązań zwinnych; 4. pokazać deweloperom oprogramowania, że jest świat poza kodem ;) i że ludzie, którzy „nie komitują na repo”, też mogą z powodzeniem być superagile’owcami.

2. Co to znaczy „AGILE”?

Słowo „AGILE” oznacza „zwinny”. Podejście AGILE to po polsku podejście zwinne, czyli elastyczne, sprytne, oparte na szukaniu sposobów, kreatywne, efektywne.

Chodzi o zwinność w kontekście sposobu realizacji zadań i zarządzania projektami. O zwinność, elastyczność, w przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia do realizacji zadań opartego na ciężkiej dokumentacji i sztywnych planach.

AGILE [czyt. adżajl] – trudne do wymówienia i mało powszechne słowo. To pojęcie powstało w Stanach Zjednoczonych, ale nawet Amerykanie, którzy przodują w stosowaniu metodologii zwinnych, mają problemy z jego odpowiednią wymową. Wszystkiemu winien jest programista i konsultant Martin Fowler, który zaproponował nazwę „AGILE” dla nowego podejścia do realizacji projektów (więcej powiem o tym w rozdziale 5.). Problem polega na tym, że Martin to typowy Brytyjczyk – uwielbia koty, dodaje mleko do herbaty i delektuje się wyszukanym słownictwem. No i stąd mamy AGILE. Ale spokojnie, chociaż podejście zwinne wprost naszpikowane jest wyszukanymi anglojęzycznymi pojęciami, to sama koncepcja jest prosta jak budowa cepa, co w niniejszej publikacji z przyjemnością udowodnię.

3. Na czym polega zwinne zarządzanie?

Zwinność, czyli AGILE, to PODEJŚCIE DO REALIZACJI ZADAŃ. To określone podejście do pracy, do zarządzania zadaniami, projektami, zmianami. To jeden ze sposobów na przeprowadzanie rzeczywistości od stanu A do stanu B.

AGILE to nie jest JEDNO KONKRETNE NARZĘDZIE. AGILE to NIE JEST JEDNA METODA.

Tak jak smartfon to nie jest jeden rodzaj telefonu, ale typ telefonów, podejście do tworzenia telefonów, które wyróżniają pewne cechy, np. interaktywny ekran, tak samo AGILE to określony SPOSÓB REALIZACJI zadań, za którym kryją się dziesiątki różnych metod narzędzi i technik. Przykładami smartfonów jest Iphone 7 czy Samsung Galaxy, a przykładami metod zwinnych jest Scrum, Lean czy Design Thinking. Czyli w worku z napisem „AGILE” znajdziesz dziesiątki metodologii, podejść, które są zwinne.

Skąd wiadomo, że ktoś pracuje zwinnie, czy dana metoda zarządzania projektami jest zwinna, czy nie? O tym decyduje tzw. AGILE Manifesto (więcej o tym w rozdziale 6.). AGILE Manifesto to swoista konstytucja AGILE, zestaw agile’owych przykazań. Jeśli pracujesz zgodnie z nimi, to znaczy, że stosujesz AGILE; jeśli im się sprzeniewierzasz, to choćby nie wiem, ile kolorowych kanap stało w holu Twojego biura i choćbyś zatrudnił wszystkich scrum masterów świata i nawet postawił w biurze piłkarzyki, a po ścianach pozwolił pisać – nie stosujesz AGILE’a.

4. Świat VUCA

Wiem, wiem, wiem – kolejne dziwne pojęcie, a książka dopiero się zaczyna. Ha, ha, ha! Witaj w świecie AGILE. Ale spokojnie, jestem po to, aby zrobić z tych wszystkich dziwnych pojęć kanapkę z pasztetem i ogórkiem kiszonym – czyli danie proste, znane i smaczne.

VUCA to termin stworzony w świecie strategii militarnych, a konkretnie przez dwóch amerykańskich profesorów: Warrena Bennisa i Burta Nanusa. Po raz pierwszy użyto tego skrótu w Army War College w Stanach Zjednoczonych, żeby oddać charakter świata, w którym obecnie funkcjonujemy, a który można sprowadzić do czterech kluczowych słów:

– Volatility = zmienność

– Uncertainty = niepewność

– Complexity = złożoność

– Ambiguity = niejednoznaczność

W skrócie – VUCA. W tym świecie to, co daje przewagę długoterminowo, to nie inteligencja, siła czy nawet bogactwo. Już Darwin udowadniał, że w procesie ewolucji przetrwają nie ci, którzy są silni czy mądrzy, ale ci, którzy są elastyczni, a więc ZWINNI, czyli potrafią szybko dostosowywać się do istniejących potrzeb.

Podejście AGILE to odpowiedź na coraz bardziej agresywny świat VUCA, który wymaga coraz większej adaptacyjności, elastyczności. To metoda, która jest odpowiedzią na sztywne zasady, reguły i tradycyjne podejście do realizacji zadań i zarządzania. AGILE powstał, bo dotychczasowe sposoby wykonywania pracy – pełne dokumentacji, planowania, budżetowania – okazały się za sztywne oraz nieprzystające do potrzeb klientów i biznesu. Bo firmy nie rywalizują już technologią – nastał rynek pracownika i klienta. Teraz liczy się człowiek, zespół, kreatywność, innowacja. Nastał rynek klientocentryczny – gdzie klient i jego potrzeby są w centrum. A potrzeby te są coraz bardziej wygórowane, klient jest bardzo świadomy, konkurencja jest coraz większa, dostęp do informacji nieograniczony i wszystko się ciągle zmienia.

Wierzę głęboko, a moja wiara poparta jest doświadczeniem i wskaźnikami EBITDA1 moich klientów, że w obecnym otoczeniu biznesowym sukces zaczyna się na literę Z, zgodnie z równaniem:

Sukces = Zmiana + Zaufanie + Zespół + Zaangażowanie + Zwinność

ZMIANA – zmiana uległa zmianie, stała się nielinearna, ciągła, wielopoziomowa. W biznesie mamy do czynienia ze zmianą do kwadratu. Kluczowa staje się umiejętność wykorzystywania zmiany jako wciąż inicjowanego nowego otwarcia, jako stale napływających możliwości. Na wagę złota staje się umiejętność przeprowadzania siebie przez proces zmiany i zarządzania własną energią, zaangażowaniem, ale też przeprowadzania ludzi przez zmianę tak, by ona nie frustrowała, nie podcinała skrzydeł, by stała się grą prowadzącą do sukcesu.

ZAUFANIE – zaufanie daje szybkość; jeśli ufasz komuś, wówczas szybko działacie, dokumentacje nie są potrzebne, kreatywność budzi się sama. Granie do jednej bramki bez zaufania ani zwinność bez zaufania nie są możliwe.

ZESPÓŁ – czy masz komu podać piłkę? Biznes przestał być grą singlową. Perspektywa jednej osoby, talenty jednej osoby, kontakty jednej osoby – przestały wystarczać już dawno. Aby osiągnąć to, co jeszcze wczoraj wydawało się niemożliwe, potrzebujesz synergii zespołowej.

ZAANGAŻOWANIE – jeśli ludziom się nie chce, to na nic zdadzą się ich talenty i kompetencje. Zaangażowane zespoły i jednostki potrafią przenosić góry. Natomiast jeden maruder w zespole jest w stanie zrujnować najlepiej dopracowaną strategię biznesową.

ZWINNOŚĆ – wszystkie wcześniejsze Z są potrzebne, by uzyskać zwinność. Zwinność to baza, która daje efektywność, która pozwala prześcignąć konkurencję i poskromić fale koniunktury.

1EBITDA (ang. earnings before interest, taxes, depreciation and amortization) – zysk operacyjny przedsiębiorstwa przed potrąceniem odsetek od zaciągniętych zobowiązań oprocentowanych (kredytów, obligacji), podatków, amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych.