Adrian Prościak

Zakupy w biznesie

Kurs praktyczny

© Adrian Prościak, 2022

Praca zakupowca niesie za sobą wiele możliwości rozwoju, ale i zagrożeń. To odpowiedzialna funkcja, którą powinni pełnić ludzie godni zaufania, rzetelni ale i otwarci na ludzi i samorozwój.

Wiedza przedstawiona w tym kursie może stać się podstawą do polepszenia własnych umiejętności, ale i wstępem do dalszych poszukiwań. Tak jak zostało napisane w treści kursu — kupiec to osoba, która ciągle chce i musi się rozwijać aby nadążyć za zmieniającymi się trendami sprzedaży oraz za rynkiem.

ISBN 978-83-8324-243-9

Książka powstała w inteligentnym systemie wydawniczym Ridero

Spis treści

Zakupy w biznesie

O czym będzie ten kurs?

Dla kogo jest ten kurs?

Kim jestem?

Dlaczego mam kompetencje, by mówić o zarządzaniu sobą w czasie?

Jakie mam wyniki?

Lekcja 1. Zarządzanie zakupami

Czym są zakupy?

Czym jest zarządzanie zakupami?

Definicja zarządzania zakupami łatwa do zapamiętania

Procurement a sourcing

Sourcingowe modele zakupowe

Przebieg procesu zakupowego

Grupa przedmiotów zakupu

Strategie zakupowe

Analiza procesów zakupu w organizacji

Lekcja 2. Zarzadzanie zmianą, strategie oceny i rozwoju dostawców

Kryteria wyboru dostawców

Metody wyboru dostawcy

Metoda punktowa

Procedura wyboru dostawców

Zarządzanie zmianą

Rodzaje zmian

Źródła zmian

Lekcja 3. Dokumentacja w procesie zakupowym

Czym jest dokumentacja w procesie zakupowym?

Po co nam dokumentacja w zakupach?

Rodzaje dokumentacji zakupowej

Przykłady dokumentacji zakupowej

Praktyczny sposób rozmawiania z dostawcami przy problemach

Lekcja 4. Regulacja kompetencji w zakupach. Struktury organizacyjne w zakupach

Rodzaje kompetencji

Poziomy zarządzania kompetencjami

Jakie są cele zarządzania kompetencjami

Wykorzystanie potencjału pracowników

Kompetencje dobrego zakupowca

Struktury organizacyjne w zakupach

Lekcja 5. Kompetencje i rozwój zawodowy kupca

Jakie kompetencje powinien mieć kupiec?

Kompetencje kupca, miękkie i twarde

Jakie cechy charakteru powinien mieć kupiec

Jaki kolor charakteru ma kupiec?

W jakich dziedzinach powinien rozwijać się kupiec

Jakie umiejętności powinien nabywać kupiec?

Idealny kupiec

Jakie umiejętności nabywa kupiec wraz z doświadczeniem

W jakich kierunkach może rozwijać się kupiec?

Gdzie szukać wiedzy na temat zakupów, technik zakupowych i rozwoju osobistego kupca?

Lekcja 6. Triki i techniki sprzedawców

Etap I. Łowienie ryb

Etap II. Prezentacja firmy

Etap III. Ofertowanie

Etap IV. Codzienne negocjacje

Etap V. Benchmarking

Etap VI. Przetarg

Etap VII. Negocjowanie warunków kontraktu

Etap VIII. Egzekwowanie terminu dostaw, warunków kontraktu, reklamacje

Etap IX. Spijanie śmietanki. Spotkania świąteczne

Lekcja 7. Zarządzanie projektami zakupowymi

Czym jest projekt?

Czym jest projekt w zakupach

Zarządzanie projektem

Fazy realizacji projektu

Ocena projektu

Narzędzia do zarządzania projektami

50 narzędzi do zarządzania projektami

Hipotetyczny projekt zakupowy — wdrożenie nowego materiału — Etap I

Hipotetyczny projekt zakupowy — wdrożenie nowego materiału — Etap II

Hipotetyczny projekt zakupowy — wdrożenie nowego materiału –Etap III

Hipotetyczny projekt zakupowy — wdrożenie nowego materiału — Etap IV

Podsumowanie kursu

O czym będzie ten kurs?

Współczesny mainstream biznesowy i rozwojowy kładzie bardzo duży nacisk na sprzedaż. Niektórzy autorzy posuwają się nawet do stwierdzeń, że „wszystko jest sprzedażą” albo, że „zawsze sprzedajemy”.

Przyznam szczerze, że nie umiem sprzedawać, choć przeczytałem na ten temat wiele książek. Umiem jednak kupować. Nie będzie odkrywcze, gdy napiszę, że każdego dnia coś kupujemy. Kupujemy to, co sprzedają inni.

Zakupowcy i Sprzedawcy stoją po dwu stronach frontu. Rywalizacja między nami jest tak pierwotna, jak wyścig pomiędzy pociskiem, a pancerzem. Za każdym razem, gdy Sprzedawcy wynajdują kolejne sposoby manipulacji sprzedażowej, my Zakupowcy wynajdujemy nowe sposoby obrony. Piszę my, ponieważ sam jestem zakupowcem. Pracuję w tym zawodzie od 2016 roku i od tego czasu jest to moje główne źródło utrzymania.

Kurs dotyczy zakupów i zaopatrzenia w biznesie w praktycznym wydaniu. Jest tak zaprojektowany, aby przekazać maksimum wiedzy praktycznej i teoretycznej w przystępnych do przyswojenia lekcjach. Jest efektem:

— zebrania i zapoznania się z wiedzą dostępną w książkach oraz w sieci

— moich doświadczeń z pracy w różnych działach zaopatrzenia w korporacjach, dla których pracowałem

— wykładów z zakupów w biznesie, które prowadzę na Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu i w Opolu

Dodatkowym atutem tego kursu jest fakt, że niektóre z jego części powstały dzięki przeprowadzonym ćwiczeniom z moimi studentami. Ćwiczenia prowadziliśmy metodą burzy mózgów, wspólnie przedyskutowaliśmy każde zagadnienie i umieściliśmy je w odpowiedziach do zadań. Elementy te zaznaczyłem w kursie WYTŁUSZCZENIEM aby je wyróżnić. Uważam, że są ważne, ponieważ są efektem wiedzy i doświadczenia wielu osób, które na co dzień pracują w przedsiębiorstwach różnego typu.

Dla kogo jest ten kurs?

Kurs skierowany jest do wszystkich osób, które w krótkim czasie chcą przyswoić sobie podstawy i główne zasady rządzące zakupami. Przedstawiona w nim wiedza jest dobrana w taki sposób aby połączyć teoretyczne aspekty z doświadczeniami praktyków. Sam jestem praktykiem i doceniam szkolenia, gdzie wiedza przedstawiana jest w przystępny sposób i szybko tak, abym mógł od razu wdrożyć przedstawione zasady w praktyce.

Jeśli:

— Przygotowujesz się do rozmowy kwalifikacyjnej na wymarzone stanowisko

— Jesteś osobą odpowiedzialną za zakupy lub zaopatrzenie w przedsiębiorstwie

— Jesteś studentem potrzebującym dodatkowej wiedzy z zakresu zakupów

— Potrzebujesz szybko nadrobić lub zdobyć wiedze z zakupów i zaopatrzenia

— Starasz się o awans i potrzebujesz tej wiedzy już teraz

— Jesteś pracownikiem działu zakupów i szukasz rozwoju zawodowego

To ten kurs jest właśnie dla Ciebie.

Kim jestem?

Nazywam się Adrian Prościak i na co dzień pracuję w międzynarodowej korporacji posiadającej ponad 55 zakładów produkcyjnych na całym świecie. Pracuję w międzynarodowym i multi-kulturowym środowisku prowadząc rozmowy z wieloma narodowościami. Negocjuję kontrakty, prowadzę przetargi, pozyskuje materiały produkcyjne i części do maszyn, niejednokrotnie z różnych zakątków świata.

Dobrze wiem jak ważne jest dotrzymywanie terminów, ponieważ produkujemy w systemie ciągłym — 24/7. W strukturach mojej organizacji wdrażam również systemy optymalizacyjne takie jak LEAN, KAIZEN, czy 5S, jestem też trenerem wewnętrznym.

„Po godzinach” z powodzeniem rozwijam własny biznes. Jestem założycielem i właścicielem marki Drewnoluby (www.drewnoluby.eu), realizuję zlecenia, zatrudniam ludzi, pomagam w sprzedaży i promocji, pilnuję produkcji. Weekendami prowadzę wykłady na Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu i Opolu.

Dlaczego mam kompetencje, by mówić o zarządzaniu sobą w czasie?

— Prowadzę wykłady i ćwiczenia z zakupów i zaopatrzenia na Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu

— W zakupach pracuję od 2016 roku.

— W strukturach mojej organizacji jestem odpowiedzialny za dostawy surowców, części zamiennych i negocjowanie kontraktów.

— Każdego miesiąca obracam ponad 5 tyś. ton materiałów sypkich i ponad 1 tyś. ton materiałów płynnych

— Korzystam z wiedzy, którą zdobyłem w branży automotive oraz budowlanej

— Prowadzę też własny start-up i wiem jak ważna jest optymalizacja kosztowa i procesowa

Jakie mam wyniki?

— Średnia ocen moich studentów nigdy nie jest niższa niż 4,5

— Nauczam logistyki i zarządzania od ponad 5 lat

— Z powodzeniem wdrażam projekty optymalizacyjne u swoich pracodawców

— Zaoszczędziłem dla swoich pracodawców już ponad 10 mln zł.

— Miałem przyjemność pracować w teamie uruchamiającym nowy zakład produkcyjny od zera.

— Dzięki zastosowaniu zasad opisanych w tym kursie mój start-up obniżał ceny produktów trzykrotnie w okresie pandemii i późniejszego kryzysu gospodarczego.

— Mój obecny miesięczny obrót surowcami: ok. 5000 ton materiałów sypkich i

— 1000 ton materiałów płynnych, zarządzanie asortymentem ok. 2500 typów części zamiennych dla utrzymania ruchu.

Lekcja 1. Zarządzanie zakupami

W lekcji tej poruszymy poniższe zagadnienia:

— Czym są zakupy?

— Czym jest zarządzanie zakupami?

— Sourcingowe modele zakupowe.

— Proces zakupowy.

— Strategie zarządzania zakupami.

— Analiza procesów zakupu w przedsiębiorstwie.

Czym są zakupy?

Zakupy to wszystkie działania, niezbędne do pozyskania dóbr i usług zgodnie z zapotrzebowaniem. W procesie zakupowym przedsiębiorstwo zaopatrywane jest w surowce, materiały, półfabrykaty, niezbędne w procesie produkcji oraz w wyroby gotowe. Zaopatrywanie przedsiębiorstwa w materiały pomocnicze i usługi nie będące bezpośrednio związane z produkcją to także zadanie zakupów.

Wejściem do procesu zakupowego jest informacja o zapotrzebowaniu a także specyfikacja techniczna przedmiotów/ surowców niezbędnych do dostarczenia. Efektem wyjściowym jest dostawa towarów w odpowiedniej cenie, czasie ilości i jakości.

Czym jest zarządzanie zakupami?

Zarządzanie zakupami — proces poszukiwania, uzgadniania warunków i nabywania produktów i/lub usług od dostawcy najczęściej w drodze postępowania ofertowego lub dialogu/negocjacji z w konkretnym partnerem biznesowym.

Proces ten służy zapewnieniu, że kupujący otrzymuje produkt bądź usługę w najlepszej możliwej cenie, gdyż porównuje się jakość, ilość, czas i lokalizację. Zakupy najczęściej dzielone są na dwie kategorie: wydatki bezpośrednie i pośrednie.

Bezpośrednie — związane są z produkcją (surowce, komponenty, części) i silnie korelują z zarządzaniem łańcuchem dostaw.

Pośrednie — dotyczą wydatków, które firma nabywa celem prowadzenia swojej działalności a więc ich zakres jest bardzo szeroki, od materiałów biurowych, usług korespondencji, archiwizacji, flotę samochodową, organizację podróży służbowych, usługi medyczne dla pracowników, usługi PR i marketingowe, sprzęt oraz usługi doradcze i IT, kończąc na usługach outsourcingowych.

Definicja zarządzania zakupami łatwa do zapamiętania

— Proces poszukiwania produktów zgodnych z postawionymi warunkami

— Zakupy seryjne i zakupy indirect

— Zachowanie stabilności procesu zakupowego

— Zachowanie płynności produkcji

— Negocjacje biznesowe

— Zarządzanie i ocenianie dostawców

—

Procurement a sourcing

Sourcing — proces identyfikacji źródeł, które mogłyby dostarczyć kluczowych produktów lub usług dla organizacji nabywającej.

Procurement — funkcja organizacyjna, która obejmuje opracowywanie specyfikacji, analizę wartości, badania rynku dostawców, negocjacje, działania związane z zakupami, zarządzanie kontraktami, kontrolę zapasów, ruch, odbiór i przechowanie. Zakupy odnoszą się do głównej funkcji organizacji, która jest odpowiedzialna za pozyskiwanie wymaganych materiałów, usług i sprzętu.

Sourcingowe modele zakupowe

Podstawowy model dostawcy opiera się na transakcjach; zwykle ma ustaloną cenę dla poszczególnych produktów i usług, dla których istnieje wiele standardowych opcji rynkowych. Zazwyczaj te produkty lub usługi są łatwo dostępne, przy niewielkim zróżnicowaniu oferty.

Zatwierdzony model dostawcy wykorzystuje podejście transakcyjne, w którym towary i usługi są kupowane od wstępnie zakwalifikowanych dostawców, którzy spełniają określone kryteria wydajności lub inne kryteria wyboru.

Preferowany model dostawcy korzysta również z modelu ekonomicznego opartego na transakcjach, ale kluczową różnicą między preferowanym dostawcą, a innymi modelami opartymi na transakcjach jest to, że kupujący zdecydował się na przejście do relacji dostawcy, gdzie istnieje możliwość uwzględnienia wartości dodanej przez dostawcę dla działalności kupującego, w celu osiągnięcia celów strategicznych.

Model oparty na wynikach (lub modelu usług zarządzanych) to zazwyczaj formalna, długoterminowa umowa dostawcy, która łączy relacyjny model kontraktowania z modelem ekonomicznym opartym na produkcji. Ma on na celu zwiększenie odpowiedzialności dostawców za umowy oparte na poziomach usług (SLA) i / lub redukcje kosztów.

Model biznesowy oparty na pozyskiwaniu zasobów jest hybrydyczną relacją, która łączy oparty na wynikach model ekonomiczny z relacyjnym modelem kontraktowania. Firmy zawierają wysoce oparte na współpracy rozwiązania mające na celu tworzenie i dzielenie się wartością dla kupujących i dostawców, którzy wykraczają poza nie.

Model wspólnych usług jest zwykle wewnętrzną organizacją opartą na zasadzie outsourcingu na warunkach rynkowych. Dzięki temu podejściu procesy są często scentralizowane w jednokrotne logowanie, które obciąża jednostki biznesowe lub użytkowników usługami, z których korzystają.

Partnerstwo kapitałowe tworzy prawnie wiążący podmiot; może przybierać różne formy prawne, od zakupu dostawcy (przejęcia), poprzez utworzenie spółki zależnej, wspólne przedsięwzięcia lub zawieranie porozumień kooperacyjnych.

Przebieg procesu zakupowego

— Identyfikacja, analizy potrzeb i wymagań — Jest to wewnętrzny krok obejmujący zrozumienie celów biznesowych poprzez ustalenie krótkoterminowej strategii dla ogólnej kategorii wydatków, a następnie określenie kierunku technicznego i wymagań biznesowych.

— Analiza rynku — W momencie gdy przedsiębiorstwo zrozumie, co tak naprawdę potrzebuje, jakie ma wymagania powinna skierować swoje oczekiwania w kierunku rynku. Na tym etapie ważnym elementem jest zrozumienie na ile rynek jest konkurencyjny, jakie są trendy i co może być największą wartością do uzyskania przez przedsiębiorstwo.

— Przygotowanie budżetu projektu. — zawsze warto założyć 15—30% większy budżet niż wychodzi nam to z naszych obliczeń.

— Identyfikacja dostawców — poszukiwanie partnerów, którzy mogą dostarczyć poszukiwane dobro bądź usługę.

— Zawarcie umowy o zachowaniu poufności — w szczególności w przypadku planowanych do realizacji skomplikowanych i/lub poufnych przedsięwzięć.

— Komunikacja z dostawcami — przeprowadzenie procesu Zapytania o Ofertę, negocjacji bądź renegocjacji. Realizacja procesu obecnie jest realizowana na kilka sposobów coraz częściej wykorzystując nowoczesne technologie, które dają szybszy dostęp do partnerów biznesowych.

— Analiza ofert/warunków przedstawionych przez potencjalnych partnerów biznesowych. Tutaj warto zwrócić szczególną uwagę na aspekt, który zyskuje coraz większe znaczenie w dzisiejszym świecie, mianowicie przed dokonaniem finalnego wyboru partnera/rozwiązania należy dokonać odpowiedniej oceny ryzyka, kompleksowej analizy kosztów posiadania oraz najlepszej oceny wartości.

— Negocjacje i zawieranie umów. — na tym etapie należy dokładnie przeanalizować umowę z naszym potencjalnym dostawcą. Nie możemy sobie pozwolić na zaakceptowanie zapisów nie zgodnych z interesem naszej organizacji

— Rozpoczęcie/kontynuacja współpracy operacyjnej.

— Zarządzanie (relacjami z) dostawcami. Cykliczna ocena jakości współpracy oraz jej stabilności w oparciu o przyjęte kryteria w zakresie oceny: sytuacji, finansowej, zapewnienia ciągłości działania, szeroko rozumianego bezpieczeństwa, możliwości wystąpienia innych potencjalnych ryzyk (operacyjnych, reputacyjnych).

Grupa przedmiotów zakupu

Przedsiębiorstwa zakupują surowce i materiały o różnym stopniu przetworzenia i technicznej gotowości zastosowania. Różnorodność asortymentu wymusza odpowiednie podejście do procesu planowania i organizacji zakupów. O tym, jak ważna rzeczą dla przedsiębiorstwa jest zaopatrzenie może świadczyć mnogość dylematów jakie firma napotyka podczas zakupów oraz decyzji, które w trakcie tego procesu musi podjąć.

Wybrane grupy przedmiotów zakupu:

— surowce i materiały wejściowe, podlegające w danym przedsiębiorstwie przetwarzaniu w procesach aparaturowych bądź obróbczych,

— półfabrykaty podlegające obróbce,

— gotowe elementy kooperacyjne, montowane w wyrobach finalnych przedsiębiorstw,

— specjalizowane podzespoły i zespoły,

— materiały powszechnego zastosowania,

— paliwa stałe, płynne, gazowe, a także — energia cieplna, elektryczna i inna.

Strategie zakupowe

Strategie pozyskiwania dóbr względem liczby dostawców

— jeden dostawca (single sourcing),

— jeden dostawca będący zarazem monopolistą w odniesieniu do nabywanego produktu (sole sourcing),

— dwóch dostawców (dual sourcing),

— wielu dostawców (multiple sourcing).

Strategie zakupowe uwzględniające przedmiot zakupu,

— zakupy pojedynczych elementów (unit sourcing),

— zakupy modułów (modular sourcing)

Strategie zakupowe wyodrębnione ze względu na geograficzny obszar penetracji, podstawowymi strategiami są:

— zakupy lokalne (local sourcing),

— zakupy krajowe (domestic sourcing),

— zakupy globalne (globar sourcing).

Strategie uwzględniające lokalizację dostawy, tj. dwie strategie:

— dostawcy zewnętrzni (external sourcing),

— dostawcy wewnętrzni (internal sourcing).

Strategie uwzględniające czas dostawy:

— dostawy do magazynu powiększające istniejące zapasy (stock sourcing),

— dostawy zgodnie z zasadami pull („ssanie”) i just-in-Time — bezpośrednio na odpowiednie stanowisko produkcyjne.

Strategie uwzględniające podmiot zakupów:

— zakupy indywidualne,

— zakupy wspólne.

Koniec darmowego fragmentu książki.

Zachęcamy do zakupu pełnej wersji.