Jacek Jędrzejczak

Komunikacja w firmie i w zespole

Mechanizmy, techniki oraz ich świadome wykorzystanie w zarządzaniu

© Jacek Jędrzejczak, 2016

Świadome zarządzanie komunikacją z firmie i zespole, to zakres podstawowej wiedzy i umiejętności niezbędnych każdemu przełożonemu w budowaniu relacji w zespole. Umiejętność komunikacji to jeden z podstawowych obszarów, w którym każdy przełożony musi się wciąż doskonalić.

ISBN 978-83-65236-20-3

Książka powstała w inteligentnym systemie wydawniczym Ridero

Spis treści

Komunikacja w firmie i w zespole

Po się komunikujemy?

Dane, informacje, wiedza i ich znaczenie w komunikacji

Informacja, a komunikacja w organizacji

Cechy komunikowania się

Formy komunikacji w zależności od sytuacji

Jak się komunikujemy?

Kanały percepcji w komunikacji

Przeszkody i bariery w komunikacji

Bariery skutecznej komunikacji

Psychologiczne bariery w komunikacji

Skutki zakłóceń i barier w komunikacji

Techniki zapobiegania zakłóceniom w komunikacji

Efektywna komunikacja we współpracy z innymi

Umiejętność wyrażania opinii

Budowa i funkcje komunikatu „ja”

„Rozbrajanie” pułapek językowych

Wykorzystanie kanałów percepcji w komunikacji

Komunikacja wewnętrzna w okresie wdrażania zmian

Partycypacja pracowników w przygotowaniu zmian

Kampania informacyjna

Dobór kanałów informacji

Szkolenia związane z wprowadzaniem zmian

Konflikty wewnętrzne, a rola komunikacji

Poziomy konfliktu

Cykl konfliktu

Koło konfliktu

Rodzaje konfliktów i opis ich specyfiki

Typowe źródła konfliktów w firmie

Nieznajomość specyfiki pracy poszczególnych działów

Niepodejmowanie inicjatywy i odpowiedzialności

Nieznajomość (lub brak) klarownej wizji firmy

Niewłaściwa organizacja systemu komunikacji wewnętrznej

Komunikacja pisemna

Komunikacja w sytuacji zebrań

Jak przygotować i prowadzić zebranie?

Styl i ton komunikacji podczas zebrań

Jak zbudować dobre wystąpienie?

Komunikacja w sytuacji kryzysowej

Cechy sytuacji kryzysowej

Plan antykryzysowy

Plan komunikacja w sytuacji kryzysowej

Narzędzia i kanały komunikacji w sytuacji kryzysowej

Ćwiczenie

Rozpoznaj swój dominujący kanał percepcji

„W komunikacji nie chodzi o to,

co chcemy powiedzieć (przekazać),

ale o to, co dzięki temu chcemy osiągnąć”

(P. Forsyth, 1998)

Po się komunikujemy?

Komunikowanie się to proces wzajemnego przekazywania informacji, umiejętności, pojęć, idei i uczuć za pomocą symboli tworzonych poprzez słowa, dźwięki, obrazy i dotyk. W specyficznych sytuacjach znaczenie w komunikacji może mieć również zapach. Zatem w komunikacji używamy właściwie wszystkich zmysłów — nawet jeśli czynimy to nieświadomie.

Składowe komunikacji. Źródło: opracowanie własne

Można zatem powiedzieć, że jeśli słowa są TREŚCIĄ przekazu, to postawa ciała, gesty, ton głosu są KONTEKSTEM, w którym przekaz jest osadzony. Dopiero ich połączenie tworzy ZNACZENIE komunikatu.

Z psychologicznego punktu widzenia istotą procesu komunikacji jest zatem KTO, CO, JAK, W JAKIM KONTEKŚCIE, KOMU i z jakim SKUTKIEM przekazuje informacje.

Do istoty komunikacji można również podchodzić w bardzo pragmatyczny sposób. Jeśli przyjmiemy bowiem, że komunikacja jest jedynie środkiem do osiągania celów, to można powiedzieć, że:

„W komunikacji nie chodzi o to, co chcemy powiedzieć (przekazać), ale o to, co dzięki temu chcemy osiągnąć” (P. Forsyth, 1998).

Dane, informacje, wiedza i ich znaczenie w komunikacji[1]

Dane, informacja i wiedza to terminy, pomiędzy którymi zachodzą pewne relacje, które przedstawia poniższy rysunek.

Relacje pomiędzy danymi, informacjami, a wiedzą. Źródło: opracowanie własne

Poziom najniższy, to dane przechowywane w różnych systemach informatycznych, zbiorach i archiwach. Z reguły ich jest najwięcej. Nawet starannie wyselekcjonowane i wstępnie przetworzone (np. zagregowane) dane to jeszcze nie jest informacja. Dopiero właściwie przetworzone dane stają się informacją. I z natury rzeczy jest ich mniej niż danych. Warto podkreślić, że z surowych danych możemy uzyskać tylko informacje. Dopiero połączenie informacji, z doświadczeniem i intuicją użytkowników (zarówno nadawcy jak i odbiorcy) może stworzyć wartość dodaną w postaci wiedzy.

Innymi słowy: informacją są dane uporządkowane w celu wykorzystania ich do podejmowania decyzji/ reagowania/działania. To, czy informacja stanie się wiedzą, zależy od umiejętności osoby przedstawiającej informacje, jak i odbiorcy.

W ogólnej klasyfikacji informacji, niezbędnej z punktu widzenia zarządzania firmą i ludźmi w zespołach, można wyróżnić trzy zasadnicze strumienie informacji.

Pierwszy — obejmuje informacje tworzone przez przedsiębiorstwo dla potrzeb własnych/wewnętrznych.

Drugi — informacje tworzone w otoczeniu, a wykorzystywane przez przedsiębiorstwo.

Trzeci strumień — to informacje tworzone w przedsiębiorstwie, a przeznaczone dla otoczenia.

Korzyści, jakie można uzyskać dzięki zastosowaniu świadomego zarządzania informacją, zależą w dużej mierze od strategii wybranej przez przedsiębiorstwo.

Jeżeli jest to na przykład strategia dominacji przez obniżkę kosztów, to zarządzanie informacją ukierunkowane jest na wykrywanie kosztownych prac i działań, które w istocie są zbędnym balastem. Na poziomie firmy kluczowe znaczenie nabiera zatem stosowanie rozwiązania typu controlling lub lean management. Na poziomie komunikacji i informacji w zespołach odgrywają rolę np. informacje zwrotne, dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, oceny okresowe, itp.

Z kolei, gdy firma realizuje strategię dominacji innowacyjnej, wymagane będzie ulepszenia przepływów informacji pomiędzy pracownikami i zespołami uczestniczącymi w procesach innowacyjnych, a także usprawnienia przepływów informacyjnych na linii otoczenie-przedsiębiorstwo. Warto przy tym pamiętać, że może wiązać się to ze wzrostem kosztów funkcjonowania struktury firmy.

Darmowy fragment

[1] na podstawie: Borowiecki R., Romanowska M., System Informacji Strategicznej, Warszawa 2001

Darmowy fragment

Jak się komunikujemy?

Darmowy fragment

[1] Między innymi piszą o tym: Nęcki Z.: Komunikacja międzyludzka. Kraków: Oficyna Wydawnicza ANTYKWA, 2000; 2. McKay M., Davis M., Fanning P.: Sztuka skutecznego porozumiewania się, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, 2001

Darmowy fragment

Skutki zakłóceń i barier w komunikacji

Darmowy fragment

[1] 

Darmowy fragment

Komunikacja wewnętrzna w okresie wdrażania zmian

Darmowy fragment

Konflikty wewnętrzne, a rola komunikacji

Darmowy fragment

[1] Nierenberg, G: Sztuka negocjacji. Warszawa 1999

Darmowy fragment

Typowe źródła konfliktów w firmie

Darmowy fragment

Komunikacja pisemna

Darmowy fragment

[1] Garrett P.,Dennis S.; Efektywna komunikacja w biznesie, K.E. Liber, Warszawa 2004

Darmowy fragment

Komunikacja w sytuacji zebrań

Darmowy fragment

Komunikacja w sytuacji kryzysowej

Darmowy fragment

[1] Na podstawie publikacji: Zarządzanie w sytuacjach kryzysowych niepewności, (Red.) K. Kubiak, Wyższa Szkoła Promocji, Warszawa 2012

Darmowy fragment

Ćwiczenie

Darmowy fragment

[1] „Umiejętność realizowania marzeń”, H. Alder, Ravi, Łódź 1997.

Darmowy fragment