Magdalena Chomuszko

Ewidencja środków trwałych na potrzeby raportowania JPK

JPK_ST_KR — Narzędzie w Excelu

Redaktor Magdalena Chomuszko

Projektant okładki Magdalena Chomuszko

© Magdalena Chomuszko, 2025

© Magdalena Chomuszko, projekt okładki, 2025

Podatnicy już niedługo zmierzą się z nowym wyzwaniem, jakim jest przekazanie do US danych o środkach trwałych w formie elektronicznej. Aby móc sprostać temu obowiązkowi, trzeba przygotować uporządkowane dane o środkach trwałyc w narzędziu, które pozwoli uzyskać JPK_ST_KR. Prezentowane w publikacji narzędzie Excela, pozwala na uporządkowanie danych o środkach trwałych oraz uzyskanie danych w pliku txt, na podstawie którego można wygenerować JPK_ST_KR z innego narzędzia wskazanego w publikacji.

ISBN 978-83-8431-893-5

Książka powstała w inteligentnym systemie wydawniczym Ridero

1. Dane w JPK_ST_KR

Rozporządzeniem z dnia 16.08.2024 wprowadzono obowiązek składania ksiąg rachunkowych w wersji elektronicznej razem z rozliczeniem roku obrachunkowego i podatkowego. W ramach tego obowiązku jednostki będą dołączały tzw. JPK_CIT, na który składają się dwa pliki: JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Plik JPK_KR_PD opisałam już w kilku publikacjach:

— JPK_KR_PD — kontrola przypisania znaczników do kont księgowych[1],

— JPK_KR_PD wdrożenie w OPP[2],

— JPK_KR_PD wdrożenie w jednostce małej[3],

— JPK_KR_PD wdrożenie w jednostce mikro[4],

— Wzorcowy plan kont zgodny z JPK_KR_PD dla jednostek innych[5].

W niniejszym opracowaniu przygotowałam materiał, który mam nadzieję pomoże przygotować się do raportowania JPK_ST_KR.

Dane w pliku JPK_ST_KR dotyczą środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Dla podatników przygotowanie się do obowiązku przekazywania cyfrowej formy danych o środkach trwałych w ustrukturyzowanej formie to spore wyzwanie. Przede wszystkim dlatego, że obszar ewidencji i zarządzania środkami trwałymi nie podlegał formalnemu raportowaniu w ramach procedury zamknięcia raki. Owszem, wiele danych dotyczących ewidencji środków trwałych było niezbędnych, by móc prawidłowo przygotować bilans (część A po stronie aktywów), czy RZiS (amortyzacja, zysk/strata z rozchodu niefinansowych aktywów trwałych), ale źródło pozyskania tych danych było weryfikowane tylko podczas kontroli.

W efekcie, wiele firm prowadziło rejestrację operacji gospodarczych związanych ze środkami trwałymi na różne sposoby. Obecnie, wszyscy będą musieli uporządkować swoje ewidencje środków trwałych i wyposażyć się w narzędzie, z pomocą którego będzie możliwe uzyskanie prawidłowego pliku JPK_ST_KR. Po raz pierwszy wysyłka pliku JPK_ST_KR będzie realizowana za rok 2026. Wówczas obowiązkiem tym zostaną objęte duże firmy, których przychód za poprzedni rok podatkowy lub obrotowy przekroczył równowartość 50 mln euro, grupy kapitałowe oraz podatnicy VAT składający rozliczenie miesięcznie JPK_V7M. W następnym roku 2027 raportowaniem JPK_ST_KR zostaną objęci pozostali podatnicy.

Aby dobrze przygotować się do obowiązku składania pliku JPK_ST_KR, najpierw należy dokładnie poznać dane o środkach trwałych i WNiP, które zostały wymienione w schemie widocznej na rys. 1.

Rysunek 1. Ogólna schema pliku JPK_ST_KR

W części nagłówkowej podawane mają być informacje dotyczące zakresu dat roku obrotowego oraz — jeśli jest inny niż obrotowy — zakresu dat roku podatkowego. W tym miejscu należy także podać kod urzędu skarbowego, do którego jest składany plik oraz to, czy plik jest składany pierwszy raz, czy jest korektą wcześniej już złożonego JPK_ST_KR.

Rysunek 2. Schema JPK_ST_KR — węzeł Naglowek

W części Podmiot1 podatnik podaje swoje dane takie jak: Identyfikator podmiotu (rys. 3) oraz adres (rys. 4).

Rysunek 3. Schema JPK_ST_KR węzeł Podmiot1

Identyfikatorem podmiotu jest numer NIP, pełna nazwa i opcjonalny REGON. Pole REGON jest opcjonalne, a dwa pozostałe obowiązkowe.

Rysunek 4. Schema JPK_ST_KR węzeł Podmiot1

W części Adres, należy podać dane adresowe dla adresu polskiego lub zagranicznego.

Główną częścią schemy JPK_ST_KR jest węzeł ST_KR (rys. 1), w którym mają być podane dane na temat środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które są wymienione w tabeli poniżej (tab. 1).

Tabela 1. Zestawienie danych w JPK_ST_KR

Tabela 1. Zestawienie danych w JPK_ST_KR

Prowadząc ewidencję środków trwałych, trzeba mieć na względzie to, że ewidencja ta musi obejmować wszystkie pola obowiązkowe, jakie są wymienione w JPK_ST_KR oraz pola opcjonalne, jeśli dotyczą danej jednostki. Programy komputerowe obsługujące zarządzanie środkami trwałymi i wartościami niematerialnymi i prawnymi, które były projektowane przed powstaniem obowiązku JPK_CIT powinny być zrewidowane pod kątem prawidłowej obsługi generowania JPK_ST_KR.

[1] https://ridero.eu/pl/books/jpk_kr_pd_kontrola_przypisania_znacznikow_do_kont_ksiegowych/

[2] https://ridero.eu/pl/books/jpk_kr_pd_wdrozenie_w_opp/

[3] https://ridero.eu/pl/books/jpk_kr_pd_wdrozenie_w_jednostce_malej/

[4] https://ridero.eu/pl/books/jpk_kr_pd_wdrozenie_w_jednostce_mikro/

[5] https://www.ksiegarnia.beck.pl/22664-wzorcowy-plan-kont-zgodny-z-jpk-kr-pd-dla-jednostek-pozostalych-magdalena-chomuszko

2. Narzędzie w Excelu — Zarządzanie ST/WNiP

Prezentowane i dołączone do tej publikacji narzędzie w Excelu zostało tak zaprojektowane, aby można było w nim obsłużyć 50 środków trwałych (WNiP). W kontekście danych, jakie będzie trzeba raportować do urzędu za pośrednictwem JPK_ST_KR, należy wskazać, że dla bezpieczeństwa danych prowadzenie ewidencji środków trwałych do 50 sztuk, można w sposób uporządkowany obsłużyć w Excelu. Natomiast, większa ich ilość może spowodować utratę kontroli nad danymi i dla większej ilości danych zalecane jest zaopatrzenie się w profesjonalny program komputerowy do zarządzania środkami trwałymi i uzyskiwania z niego pliku JPK_ST_KR.

Plik Excela „Zarządzanie środkami trwałymi i WNiP, który można pobrać spod linku na końcu publikacji, składa się z siedmiu arkuszy:

— Arkusz START (rys. 5) — arkusz tytułowy,

— Arkusz JPK_ST_KR (rys. 6) — tabela, która jest źródłem danych dla wygenerowania pliku JPK_ST_KR za pośrednictwem narzędzia ze strony https://www.iform.pl/jpk-jednolite-pliki-kontrolne/10126-28974-jpk-cit-excel.html

— Arkusz Ewidencja (rys. 7) — miejsce wprowadzania danych o środkach trwałych (WNiP) oraz amortyzacji podatkowej,

— Arkusz Amort_Rach (rys. 8) — miejsce rejestracji amortyzacji rachunkowej

— Arkusz z klasyfikacją środków trwałych (KŚT) — rys. 9,

— Arkusz PK — polecenie księgowania dla amortyzacji — rys. 10,

— Arkusz txt (rys. 11) — arkusz, na którym zbierane są dane potrzebne do wygenerowania JPK_ST_KR.

Rysunek 5. Arkusz początkowy narzędzia do zarządzania środkami trwałymi/WNiP

Rysunek 6. Arkusz JPK_ST_KR

Na arkuszu JPK_ST_KR znajduje się tabela, która jest odzwierciedleniem danych wymaganych dla JPK_ST_KR. Tabela ta służy do pobrania z niej danych do pliku txt i wczytania do innego narzędzia generującego plik JPK_ST_KR, w które można się zaopatrzyć na stronie https://www.iform.pl/jpk-jednolite-pliki-kontrolne/10126-28974-jpk-cit-excel.html

Tabela na arkuszu „JPK_ST_KR”, w dużej części pobiera dane z arkusza „Ewidencja”. Pola, które za pomocą formuły pobierają dane mają niebieskie tło, a pola które trzeba wypełnić ręcznie są białe. Arkusz ten, jest zabezpieczony, aby ochronić formuły przed przypadkowym zniszczeniem.

Rysunek 7. Arkusz Ewidencja

Pola na arkuszu „JPK_ST_KR”, które są do wypełnienia ręcznego to:

— KŚT,

— Data nabycia/wytworzenia środka trwałego LUB Data nabycia WNiP lub zakończenia prac rozwojowych zaliczanych do WNiP,

— Data przyjęcia środka trwałego lub WNiP do używania/data ujęcia w księgach rachunkowych udokumentowanego przyjęcia zakończonych prac rozwojowych jako obiektu inwentarzowego WNiP,

— Określenie numeru dokumentu (OT), na podstawie którego wprowadzono środek trwały lub WNiP,

— Określenie numeru dokumentu stwierdzającego wykreślenie z ewidencji,

— Wskazanie numeru dokumentu KSeF stwierdzającego zbycie.

Arkusz „Ewidencja” to główne miejsce, gdzie odbywają się wszelkie przeliczenia roczne dotyczące środków trwałych (WNiP). Tutaj jest prowadzona ewidencja, amortyzacja, ewentualne wyjątki podatkowe oraz oznaczanie danych do księgowań. Tutaj także, niektóre pola wypełniane są ręcznie, a niektóre pobierają dane za pomocą formuł. Pola, które są wypełniane ręcznie są białe:

— Reklasyfikacja (zmiana klasyfikacji KŚT w trakcie roku podatkowego/obrotowego): 1 — TAK; 2 — NIE,

— Numer inwentarzowy,

— Nazwa środka trwałego lub WNiP,

— Dokument nabycia/wytworzenia,

— Metoda amortyzacji podatkowa,

— Współczynnik,

— Stawka amortyzacyjna podatkowa po korekcie (procentowa),

— Wartość początkowa podatkowa,

— wartość BO umorzeń,

— Miesiąc rozpoczęcia umorzeń,

— Częstotliwość odpisu,

— Raty umorzeniowe dla metody innej,

— Zmiana wartości: Zmiana 1 i Zmiana 2,

— Początek zmiany 1 i początek zmiany 2,

— Konta księgowe.

Rysunek 8. Arkusz Amort_Rach

Arkusz „Amort_Rach”, to arkusz pomocniczy, który automatyzuje przeliczenia związane z amortyzacją rachunkową, w sytuacji gdy amortyzacja podatkowa jest różna od rachunkowej. Trzeba wiedzieć, że plik JPK_ST_KR kładzie szczególny nacisk na dane podatkowe, natomiast dane rachunkowe są jako dodatkowe, które trzeba wskazać, gdy są one inne od podatkowych. Z tego powodu na arkuszu „Ewidencja” są przeliczane dane podatkowe, a dane rachunkowe są dodawane z arkusza pomocniczego „Amort_Rach”. Działanie arkusza „Amort_Rach” jest podobne jak działanie arkusza „Ewidencja”. Na tym arkuszu przeliczane są tylko te wiersze, które mają w kolumnie A wyświetlone: „Uzupełnij dane” (rys. 8).

Rysunek 9. Arkusz Tabela KŚT (Klasyfikacja Środków Trwałych)

Kolejny arkusz to arkusz „KŚT”, na którym została umieszczona klasyfikacja środków trwałych niezbędna do uzupełniania danych na potrzeby JPK_ST_KR. Tabela podaje dane o stopie procentowej dla umorzeń podatkowych.

Rysunek 10. Arkusz PK — polecenie księgowania

Arkusz „PK” (polecenie księgowania), pobiera dane z arkusza „Ewidencja” generując polecenie księgowanie o amortyzacji na poszczególnych kontach księgowych wskazanych przez użytkownika. Można dane z tego arkusza wykorzystać jako wsparcie przy tworzeniu polecenia księgowania amortyzacji.

Rysunek 11. Arkusz txt — dane służące wygenerowaniu JPK_ST_KR

Arkusz txt, to jest arkusz na którym zbierane są dane na potrzeby utworzenia pliku do wczytania go w narzędziu generującym plik JPK_ST_KR. xml.

3. Wprowadzenie środka trwałego / WNiP

Aby móc prawidłowo korzystać z prezentowanego w tej publikacji narzędzia w Excelu do zarządzania środkami trwałymi i przygotowywania pliku JPK_ST_PK, warto dokładnie poznać jego działanie. Należy też pamiętać, aby starannie wprowadzić wszystkie informacje o środkach trwałych, a następnie na bieżąco je aktualizować. Dane o środku trwałym, bądź WNiP wprowadzamy na trzech arkuszach:

— „JPK_ST_KR”,

— „Ewidencja”,

— „Amort_Rach”.

Poniżej przedstawione jest omówienie poszczególnych arkuszy w kontekście wprowadzanych nowych danych:

Arkusz „JPK_ST_KR”

Jak to zostało już wcześniej napisane, na arkuszu „JPK_ST_KR” umieszczona jest tabela, która prezentuje wszystkie dane, które powinny być przygotowane, by można było prawidłowo wygenerować plik JPK_ST_KR. Kolumny tabeli ułożone są zgodnie z kolumnami narzędzia, za pomocą którego będzie można przenieść dane do pliku JPK_ST_KR. To, jak z danych umieszczonych na arkuszu „JPK_ST_KR”, przygotować plik JPK_ST_KR opisane jest w dalszej części opracowania, w rozdziale 10.

Rysunek 12. Tabela na arkuszu „JPK_ST_KR”, kolumny Od E_1 do E_9_3

Tabela składa się z 36 kolumn, które oprócz tytułów w nagłówku tabeli, mają także oznaczenia zgodne z polami w schemie pliku „JPK_ST_KR” (dokładnie opisane w rozdziale 1). Nad każdą kolumną została umieszczona informacja, czy dane z tej kolumny są obowiązkowe, poprzez napisane słowo czerwoną czcionką „obowiązkowe”. Kolumny w kolorze niebieskim pobierają dane z arkuszy „Ewidencja” i „KŚT”, za pomocą formuł Excela, natomiast kolumny w kolorze białym należy uzupełnić ręcznie.

Kolumny niebieskie są zablokowane przed przypadkowym wprowadzeniem danych i zniszczeniem formuł. Przy próbie wpisania ręcznego do kolumny niebieskiej pojawia się komunikat (rys. 13).

Rysunek 13. Komunikat przy próbie ręcznego wprowadzenia danych, zablokowanych do zmian komórek

Koniec darmowego fragmentu książki.

Zachęcamy do zakupu pełnej wersji.