Michał Walendowski

100 promptów AI do pracy biurowej

gotowe polecenia, które oszczędzają godziny pracy

© Michał Walendowski, 2026

Celem tej książki nie jest nauczenie teorii modeli językowych, algorytmów ani technicznych szczegółów. W codziennej pracy biurowej ta wiedza nie jest potrzebna. Ta książka została zaprojektowana w sposób maksymalnie użytkowy. Jej założenie jest proste: zamiast uczyć się przez długie miesiące metodą prób i błędów, otrzymujesz zestaw gotowych poleceń, które możesz zastosować natychmiast. Wystarczy je skopiować, wkleić i — w razie potrzeby — lekko dopasować. Książka stworzona przy pomocy AI.

ISBN 978-83-8440-862-9

Książka powstała w inteligentnym systemie wydawniczym Ridero

Spis treści

100 promptów AI do pracy biurowej

Wstęp

Rozdział 1

Dlaczego większość ludzi dostaje słabe odpowiedzi AI

Struktura dobrego promptu

Rola kontekstu — najważniejszy element

Jak poprawić odpowiedź AI jednym zdaniem

Uniwersalne modyfikatory — pięć zdań, które zmieniają wszystko

Myślenie zadaniowe zamiast technologicznego

Minimalizm, który daje maksymalny efekt

Rozdział 2

Odpowiedź na trudnego klienta

Grzeczna odmowa

Przypomnienie o płatności

Profesjonalny follow-up

Skracanie długiego maila

Poprawa tonu wiadomości

Tłumaczenie maili PL ↔ EN

Mail formalny i półformalny

Jak pracować z tymi promptami w praktyce

ROZDZIAŁ 3

CZĘŚĆ I — PODSUMOWANIA DOKUMENTÓW

CZĘŚĆ II — RAPORT TYGODNIOWY

CZĘŚĆ III — NOTATKI ZE SPOTKAŃ

CZĘŚĆ IV — STRESZCZENIE PDF

CZĘŚĆ V — ZAMIANA CHAOSU W RAPORT

CZĘŚĆ VI — WNIOSKI Z DANYCH TEKSTOWYCH

CZĘŚĆ VII — EXECUTIVE SUMMARY

Podsumowanie rozdziału

ROZDZIAŁ 4

CZĘŚĆ I — POPRAWA STYLU

CZĘŚĆ II — UPRASZCZANIE JĘZYKA

CZĘŚĆ III — SKRACANIE TEKSTU

CZĘŚĆ IV — ZMIANA TONU WYPOWIEDZI

CZĘŚĆ V — PROFESJONALIZACJA TREŚCI

CZĘŚĆ VI — PARAFRAZA

Podsumowanie rozdziału

ROZDZIAŁ 5

CZĘŚĆ I — TWORZENIE FORMUŁ EXCEL (BEZ UCZENIA SIĘ EXCELA)

CZĘŚĆ II — WYJAŚNIANIE FORMUŁ

CZĘŚĆ III — ANALIZA TABELI

CZĘŚĆ IV — WYKRYWANIE BŁĘDÓW I ANOMALII

CZĘŚĆ V — OPIS DANYCH JĘZYKIEM BIZNESOWYM

Podsumowanie rozdziału

ROZDZIAŁ 6

CZĘŚĆ I — AGENDA SPOTKANIA

CZĘŚĆ II — PODSUMOWANIE SPOTKANIA

CZĘŚĆ III — LISTA ZADAŃ

CZĘŚĆ IV — PLAN DNIA

CZĘŚĆ V — PLAN PROJEKTU

CZĘŚĆ VI — PRIORYTETYZACJA

Podsumowanie rozdziału

ROZDZIAŁ 7

CZĘŚĆ I — FEEDBACK PRACOWNIKA

CZĘŚĆ II — OPIS STANOWISKA

CZĘŚĆ III — OGŁOSZENIE O PRACĘ

CZĘŚĆ IV — OCENA ROCZNA

CZĘŚĆ V — TRUDNA ROZMOWA

Podsumowanie rozdziału

ROZDZIAŁ 8

CZĘŚĆ I — ANALIZA PROBLEMU

CZĘŚĆ II — DECYZJA MIĘDZY OPCJAMI

CZĘŚĆ III — ANALIZA RYZYKA

CZĘŚĆ IV — PLUSY I MINUSY (ALE LEPIEJ)

CZĘŚĆ V — PLAN DZIAŁANIA

Podsumowanie rozdziału

ROZDZIAŁ 9 — Turbo Prompty (Power User)

ROZDZIAŁ 10 — Jak stworzyć własne prompty

Dlaczego większość promptów działa słabo

Uniwersalny wzór promptu

Najczęstsze błędy przy tworzeniu promptów

Od promptów do stylu pracy

Podsumowanie rozdziału

BONUSY — Narzędzia, które sprawiają, że AI naprawdę oszczędza czas

BONUS 1 — Lista skrótów promptów

BONUS 2 — Prompty uniwersalne

BONUS 3 — Jeśli AI odpowiada źle — użyj tego

Wstęp

Dlaczego ta książka powstała i jak z niej korzystać

Praca biurowa przez dziesięciolecia zmieniała się stosunkowo powoli. Pojawiały się nowe programy, szybsze komputery i kolejne wersje znanych narzędzi, jednak sam charakter codziennych obowiązków pozostawał niemal taki sam. Wciąż trzeba było pisać e-maile, przygotowywać dokumenty, tworzyć raporty, analizować informacje, streszczać spotkania i porządkować chaos komunikacyjny, który narastał wraz z rozwojem cyfrowego świata. Największym ograniczeniem zawsze był czas oraz energia poznawcza człowieka — nawet najbardziej doświadczony pracownik może napisać tylko określoną liczbę wiadomości dziennie, przeczytać ograniczoną ilość tekstu i podjąć skończoną liczbę decyzji bez zmęczenia.

Pojawienie się narzędzi opartych na sztucznej inteligencji zmieniło tę sytuację w sposób fundamentalny. Po raz pierwszy użytkownik komputera otrzymał narzędzie, które potrafi pracować na języku naturalnym — czyli na tym samym materiale, z którego składa się większość pracy biurowej. Dokumenty, e-maile, notatki, raporty i instrukcje przestały być wyłącznie efektem ręcznej pracy człowieka. Stały się czymś, co można współtworzyć.

Jednocześnie bardzo szybko okazało się, że sama dostępność AI nie oznacza automatycznie realnych korzyści. Wiele osób otworzyło narzędzie, wpisało kilka ogólnych poleceń, otrzymało przeciętne odpowiedzi i uznało, że technologia jest ciekawa, ale mało użyteczna w codziennej pracy. Problem nie leży jednak w możliwościach sztucznej inteligencji. Problem polega na sposobie komunikacji z nią.

Sztuczna inteligencja nie działa jak wyszukiwarka internetowa. Nie wystarczy wpisać kilku słów i oczekiwać idealnego rezultatu. AI reaguje przede wszystkim na kontekst, precyzję polecenia oraz jasno określony cel. Innymi słowy — jakość efektu zależy od jakości instrukcji, którą jej przekazujemy. Ta instrukcja nazywana jest promptem.

Prompt to nic innego jak polecenie skierowane do sztucznej inteligencji. Nie jest to jednak zwykłe pytanie. Dobrze skonstruowany prompt przypomina raczej krótką specyfikację zadania przekazywaną współpracownikowi. Zawiera informację o tym, kim AI ma się stać w danym momencie, co dokładnie ma zrobić, w jakim kontekście pracuje oraz w jakiej formie ma przedstawić wynik. Różnica pomiędzy słabym a dobrym promptem potrafi całkowicie zmienić jakość otrzymanej odpowiedzi — od chaotycznego tekstu do gotowego materiału, który można wysłać klientowi lub przełożonemu bez dodatkowych poprawek.

Celem tej książki nie jest nauczenie teorii sztucznej inteligencji. Nie znajdziesz tutaj opisów modeli językowych, algorytmów ani technicznych szczegółów działania systemów AI. W codziennej pracy biurowej ta wiedza nie jest potrzebna. Znacznie ważniejsze jest zrozumienie, jak wykorzystać dostępne narzędzie w praktyce, aby realnie skrócić czas wykonywania powtarzalnych zadań.

Dlatego ta książka została zaprojektowana w sposób maksymalnie użytkowy. Jej założenie jest proste: zamiast uczyć się przez długie miesiące metodą prób i błędów, otrzymujesz zestaw gotowych poleceń, które możesz zastosować natychmiast. Wystarczy je skopiować, wkleić i — w razie potrzeby — lekko dopasować do własnej sytuacji zawodowej. To podejście eliminuje największą barierę wejścia, czyli konieczność samodzielnego wymyślania, jak rozmawiać z AI.

W praktyce większość pracy biurowej składa się z powtarzalnych schematów. Pisanie uprzejmej odpowiedzi, skracanie długiego tekstu, przygotowanie raportu, uporządkowanie notatek czy stworzenie planu działania to zadania, które różnią się szczegółami, ale mają podobną strukturę. Gdy raz zostanie ona dobrze opisana w formie promptu, można używać jej wielokrotnie, oszczędzając czas przy każdym kolejnym zastosowaniu.

Korzystanie z promptów przypomina używanie szablonów dokumentów. Nikt nie tworzy od zera firmowej stopki e-mailowej przy każdej wiadomości. Podobnie nie ma potrzeby za każdym razem wymyślać sposobu komunikacji z AI. Gotowy prompt pełni rolę sprawdzonego wzorca, który można stosować wielokrotnie i modyfikować w zależności od potrzeb.

Podczas pracy z tą książką warto przyjąć bardzo praktyczne podejście. Nie trzeba czytać jej liniowo ani zapamiętywać treści. Najlepsze efekty osiąga się wtedy, gdy traktuje się ją jak narzędzie robocze — otwierane w momencie konkretnego problemu. Jeśli musisz napisać trudnego maila, sięgasz po odpowiedni prompt. Jeśli potrzebujesz podsumować dokument, korzystasz z gotowego polecenia. Jeśli chcesz uporządkować myśli przed spotkaniem, wybierasz właściwy schemat pracy z AI.

Każdy prompt zawiera elementy, które można łatwo dostosować. W książce będą one oznaczone jako zmienne — fragmenty tekstu przeznaczone do zastąpienia własnymi informacjami. Mogą to być nazwy firm, opis sytuacji, treść dokumentu lub cel komunikacji. Dzięki temu jeden prompt może działać w dziesiątkach różnych kontekstów zawodowych. Nie trzeba go przepisywać ani rozumieć od strony technicznej; wystarczy podmienić wskazane fragmenty.

Z czasem zauważysz, że korzystanie z AI zaczyna przypominać współpracę z bardzo szybkim asystentem. Nie wykonuje on pracy samodzielnie w pełnym sensie, ale znacząco przyspiesza proces myślenia, redagowania i organizowania informacji. Największa zmiana nie polega więc na tym, że AI zastępuje człowieka, lecz na tym, że eliminuje najbardziej czasochłonne etapy pracy: pierwszą wersję tekstu, porządkowanie chaosu i mechaniczne poprawki językowe.

Kluczową zasadą tej książki jest prostota użycia. Każdy zaprezentowany przykład został przygotowany zgodnie z ideą: kopiuj, wklej, użyj. Nie musisz znać specjalnych komend ani uczyć się nowych systemów. Wystarczy dowolne narzędzie AI obsługujące język naturalny. Reszta sprowadza się do właściwego polecenia.

Warto również pamiętać, że AI najlepiej działa jako partner w procesie pracy, a nie jako ostateczny autor. Otrzymany tekst można skrócić, zmienić ton, doprecyzować lub rozwinąć — często jednym dodatkowym zdaniem skierowanym do modelu. Ta interakcyjność sprawia, że proces tworzenia dokumentów staje się znacznie bardziej dynamiczny niż tradycyjne pisanie od zera.

Ta książka została napisana z myślą o osobach, które nie chcą studiować technologii, lecz chcą szybko zobaczyć realne efekty. Jeśli codziennie pracujesz z tekstem, komunikacją lub informacją, większość przedstawionych tutaj promptów może stać się częścią Twojej rutyny zawodowej. Nawet niewielkie oszczędności czasu — kilka minut przy każdym zadaniu — w skali tygodni i miesięcy zamieniają się w godziny odzyskanej energii.

Można powiedzieć, że celem tej publikacji nie jest nauczenie Cię sztucznej inteligencji. Jej celem jest nauczenie sztucznej inteligencji pracy dla Ciebie.

W kolejnych rozdziałach znajdziesz gotowe polecenia zaprojektowane tak, aby skrócić drogę od zadania do efektu. Nie wymagają one specjalistycznej wiedzy ani doświadczenia technicznego. Wystarczy otworzyć narzędzie AI, skopiować wybrany prompt i rozpocząć pracę w nowy sposób — szybciej, spokojniej i z większą kontrolą nad rezultatem.

To właśnie od tego momentu zaczyna się praktyczne wykorzystanie sztucznej inteligencji w pracy biurowej.

Rozdział 1

Zasady skutecznych promptów (praktyczne minimum)

Ten rozdział nie jest kursem sztucznej inteligencji. Nie będzie tu definicji modeli językowych, historii rozwoju AI ani technicznych wyjaśnień działania neuronów czy algorytmów. Celem tego miejsca w książce jest coś znacznie bardziej praktycznego: nauczyć Cię pisać polecenia tak, aby AI wykonywało realną pracę biurową, a nie produkowało ogólne, długie i mało użyteczne teksty.

W pracy biurowej nie liczy się wiedza o technologii. Liczy się efekt. Dokument ma być napisany szybciej. Mail ma być gotowy od razu. Podsumowanie ma nadawać się do wysłania bez poprawiania przez pół godziny. Skuteczny prompt nie jest więc sztuką literacką — jest narzędziem pracy, tak samo jak dobrze napisany e-mail, szablon Excela czy gotowy wzór umowy.

Najważniejsza zasada brzmi: AI działa dokładnie tak dobrze, jak dobre jest polecenie, które otrzyma.

Dlaczego większość ludzi dostaje słabe odpowiedzi AI

Wiele osób po pierwszym kontakcie z AI mówi: „to działa średnio”, „pisze za ogólnie”, „trzeba wszystko poprawiać”. Problem niemal nigdy nie leży w narzędziu. Problemem jest sposób zadawania polecenia.

Typowe polecenie wygląda tak:

„Napisz maila do klienta.”

Dla człowieka to może wydawać się wystarczające, ale dla AI jest to polecenie niemal puste. Nie ma kontekstu, celu, tonu ani odbiorcy. Model musi zgadywać. A gdy AI zgaduje — tworzy tekst najbardziej uniwersalny z możliwych, czyli taki, który pasuje do wszystkiego i jednocześnie do niczego konkretnego.

Skuteczna praca z AI polega więc nie na zadawaniu pytań, lecz na dostarczaniu instrukcji.

To subtelna, ale fundamentalna różnica. Nie rozmawiasz z wyszukiwarką. Wydajesz polecenia asystentowi.

Struktura dobrego promptu

Każdy skuteczny prompt — niezależnie od tego, czy dotyczy maila, raportu, oferty czy podsumowania spotkania — składa się z kilku elementów. Nie musisz ich zapamiętywać jako teorii. Wystarczy zrozumieć logikę.

Dobry prompt odpowiada na cztery pytania:

— Kim ma być AI?

— Co ma zrobić?

— W jakim kontekście działa?

— Jak ma wyglądać efekt końcowy?

Przykład.

Zamiast:

„Napisz podsumowanie spotkania.”

lepiej:

„Jesteś asystentem biurowym. Na podstawie poniższych notatek przygotuj krótkie, formalne podsumowanie spotkania dla klienta. Maksymalnie 8 zdań, język profesjonalny.”

Nagle odpowiedź zmienia się diametralnie. Dlaczego? Bo AI przestaje zgadywać.

Struktura promptu działa jak brief dla pracownika. Jeśli pracownik otrzyma jasne zadanie — wykona je szybciej i lepiej. AI działa identycznie.

W praktyce oznacza to, że nawet jedno dodatkowe zdanie kontekstu potrafi skrócić czas poprawek o połowę.

Rola kontekstu — najważniejszy element

Kontekst to informacja, której człowiek często nie zauważa, bo wydaje mu się oczywista. Dla AI nic nie jest oczywiste.

Jeżeli piszesz:

„Popraw ten tekst”

AI nie wie:

— dla kogo jest tekst,

— jaki ma cel,

— czy ma być formalny,

— czy sprzedażowy,

— czy informacyjny,

— czy krótki czy rozbudowany.

Efekt będzie poprawny językowo, ale przeciętny użytkowo.

Dodanie kontekstu zmienia wszystko:

„Popraw tekst pod kątem jasności i profesjonalnego tonu. To wiadomość do klienta biznesowego, która ma brzmieć uprzejmie i konkretnie.”

Teraz AI rozumie sytuację.

W pracy biurowej kontekst zwykle oznacza jedną z trzech rzeczy:

— odbiorcę (klient, przełożony, zespół),

— cel (informacja, sprzedaż, wyjaśnienie, podsumowanie),

— styl komunikacji (formalny, neutralny, prosty).

Nie trzeba pisać długich opisów. Często wystarcza jedno zdanie.

Paradoksalnie więc krótsze prompty często działają gorzej niż nieco dłuższe, ale precyzyjne.

Jak poprawić odpowiedź AI jednym zdaniem

Jednym z największych błędów początkujących użytkowników jest zaczynanie wszystkiego od nowa.

Dostajesz odpowiedź, która jest „prawie dobra”. Naturalna reakcja to napisanie nowego promptu. Tymczasem największa siła AI polega na iteracji — czyli poprawianiu krok po kroku.

Najskuteczniejsza metoda wygląda tak:

— wygeneruj odpowiedź,

— oceń, co jest nie tak,

— dopisz jedno zdanie korekty.

Na przykład:

„Zrób wersję krótszą i bardziej konkretną.”

albo:

„Dodaj bardziej uprzejmy ton.”

albo:

„Skróć wstęp i przejdź szybciej do konkretów.”

AI nie potrzebuje nowego zadania — potrzebuje korekty kierunku.

To działa jak współpraca z redaktorem. Nie piszesz tekstu od zera, tylko go dopracowujesz.

W praktyce oznacza to ogromną oszczędność czasu. Zamiast 10 minut pisania od początku, wystarczy 20 sekund doprecyzowania.

Uniwersalne modyfikatory — pięć zdań, które zmieniają wszystko

Istnieje kilka krótkich poleceń, które działają niemal zawsze, niezależnie od zadania. Można je traktować jak „przyciski sterujące” AI. W pracy biurowej używa się ich częściej niż rozbudowanych instrukcji.

Pierwszy z nich to polecenie skracania.

„Zrób krócej” jest jednym z najbardziej użytecznych dodatków do promptu. AI ma naturalną tendencję do rozwlekłości, ponieważ stara się być pomocne i kompletne. Dodanie tej jednej frazy natychmiast zmienia styl odpowiedzi na bardziej biznesowy i konkretny.

Drugim modyfikatorem jest „wersja formalna”. To polecenie szczególnie przydatne w komunikacji z klientami lub przełożonymi. Nawet prosty tekst po tej zmianie zaczyna przypominać profesjonalną korespondencję firmową.

Trzeci modyfikator — „dla klienta” — działa zaskakująco silnie. AI automatycznie zwiększa uprzejmość, klarowność i strukturę wypowiedzi. To jedno zdanie często eliminuje konieczność ręcznej korekty tonu.

Czwarty modyfikator to „punktami”. W pracy biurowej czytelność często jest ważniejsza niż styl. Listy punktowane są szybciej skanowane wzrokiem, dlatego AI po otrzymaniu tej instrukcji zaczyna organizować treść w logiczne sekcje.

Piąty modyfikator — „prosty język” — jest szczególnie przydatny, gdy tekst brzmi zbyt akademicko lub sztucznie. AI upraszcza zdania, skraca konstrukcje i usuwa zbędne komplikacje.

Warto zauważyć coś istotnego: te polecenia można dodawać po wygenerowaniu odpowiedzi. Nie muszą być częścią pierwszego promptu.

Przykład naturalnej pracy:

najpierw: wygenerowanie tekstu,

potem: „wersja krótsza”,

następnie: „bardziej formalnie”,

na końcu: „punktami”.

To proces trwający kilkadziesiąt sekund, który zastępuje ręczną edycję dokumentu.

Myślenie zadaniowe zamiast technologicznego

Największą zmianą, jaką trzeba wprowadzić, nie jest nauczenie się nowych komend, lecz zmiana sposobu myślenia. AI nie jest narzędziem technologicznym w klasycznym sensie. Jest raczej asystentem wykonującym polecenia tekstowe.

Nie pytaj więc: „jak działa AI?”.

Pytaj: „jak opisać zadanie, żeby ktoś wykonał je za mnie?”.

Im bardziej prompt przypomina instrukcję dla człowieka, tym lepszy będzie efekt.

W praktyce najlepsze prompty brzmią często bardzo zwyczajnie. Nie są skomplikowane ani techniczne. Są jasne.

Minimalizm, który daje maksymalny efekt

Na tym etapie nie potrzebujesz zaawansowanych technik. Wystarczy zapamiętać trzy zasady:

AI potrzebuje kontekstu.

AI reaguje na korekty.

AI można sterować krótkimi modyfikatorami.

To wszystko.

Reszta książki pokaże Ci gotowe polecenia, które można kopiować i używać natychmiast. Ten rozdział ma tylko jedno zadanie — sprawić, żebyś rozumiał, dlaczego działają.

Od tego momentu nie będziesz już „pytać AI”.

Będziesz nim zarządzać.

Rozdział 2

E-maile służbowe — 20 promptów, które oszczędzają godziny pracy

Jednym z obszarów, w których sztuczna inteligencja daje najszybsze i najbardziej odczuwalne efekty, jest codzienna komunikacja mailowa. W większości prac biurowych e-mail nie jest dodatkiem do pracy — jest jej głównym narzędziem. Odpowiedzi do klientów, wyjaśnienia, przypomnienia, potwierdzenia, follow-upy, negocjacje czy uprzejme odmowy potrafią zajmować kilka godzin dziennie. Co więcej, nie chodzi wyłącznie o czas pisania. Duża część energii znika na zastanawianiu się nad tonem wiadomości: czy brzmi wystarczająco profesjonalnie, czy nie jest zbyt chłodna, czy nie zabrzmi agresywnie, czy nie zostanie źle odebrana.

AI znakomicie radzi sobie właśnie z tym obszarem, ponieważ komunikacja mailowa opiera się na powtarzalnych schematach. Większość wiadomości biznesowych ma podobną strukturę, różni się jedynie kontekst i szczegóły. Oznacza to, że dobrze przygotowane prompty mogą być używane wielokrotnie, niemal bez zmian.

Celem tego rozdziału nie jest nauczenie teorii komunikacji biznesowej. Chodzi o coś prostszego: masz móc skopiować polecenie, wkleić treść i otrzymać gotową wiadomość, którą można wysłać od razu albo po minimalnej korekcie.

Każdy prompt poniżej został zaprojektowany tak, aby:

— minimalizować poprawki,

— utrzymywać profesjonalny ton,

— skracać czas pisania,

— redukować emocjonalne napięcie podczas trudnej komunikacji.

Odpowiedź na trudnego klienta

Jednym z najbardziej obciążających momentów pracy biurowej jest konieczność odpowiedzi na wiadomość napisaną w emocjach. Klient może być zdenerwowany, roszczeniowy albo niesprawiedliwy. Naturalną reakcją człowieka jest defensywność, co często pogarsza sytuację. AI działa inaczej — zachowuje neutralność i profesjonalizm.

Prompt 1

„Jesteś specjalistą ds. komunikacji biznesowej. Napisz uprzejmą, spokojną i profesjonalną odpowiedź na poniższą wiadomość klienta. Zachowaj empatię, ale nie przyznawaj winy, jeśli nie wynika ona jednoznacznie z treści. Odpowiedź ma być konkretna i rzeczowa.”

[wklej mail klienta]

Ten prompt pomaga utrzymać równowagę między uprzejmością a stanowczością.

Prompt 2

„Przygotuj odpowiedź na trudną wiadomość klienta w tonie deeskalującym konflikt. Najpierw okaż zrozumienie sytuacji, następnie przedstaw fakty i zaproponuj rozwiązanie. Styl profesjonalny, spokojny.”

Grzeczna odmowa

Odmowa w pracy biurowej jest trudna, ponieważ większość osób obawia się pogorszenia relacji. AI potrafi sformułować odmowę w sposób neutralny i elegancki, bez nadmiernych wyjaśnień.

Prompt 3

„Napisz uprzejmą odmowę realizacji poniższej prośby. Zachowaj profesjonalny i życzliwy ton, podziękuj za kontakt i — jeśli to możliwe — zaproponuj alternatywę.”

[wklej treść]

Prompt 4

„Przygotuj krótką, formalną odpowiedź odmowną, która brzmi profesjonalnie i nie zamyka relacji biznesowej.”

Przypomnienie o płatności

Przypomnienia finansowe często wywołują dyskomfort. Zbyt miękka wiadomość bywa ignorowana, a zbyt ostra psuje relacje. Kluczowy jest balans.

Prompt 5

„Napisz profesjonalne przypomnienie o płatności faktury. Ton uprzejmy, ale stanowczy. Wiadomość ma być krótka i biznesowa.”

Prompt 6

„Przygotuj drugie przypomnienie o zaległej płatności — bardziej stanowcze, ale nadal uprzejme. Zachowaj formalny styl komunikacji.”

Prompt 7

„Napisz przypomnienie o płatności w wersji bardzo krótkiej — maksymalnie 5 zdań — gotowej do wysłania jako e-mail biznesowy.”

Profesjonalny follow-up

Follow-up to jedna z najczęściej odkładanych czynności, mimo że często decyduje o finalizacji sprawy. Problemem zwykle jest brak pomysłu, jak napisać przypomnienie, żeby nie brzmiało nachalnie.

Prompt 8

„Napisz uprzejmy follow-up do wcześniejszej wiadomości. Przypomnij o temacie, zapytaj o status i zachowaj profesjonalny, nienachalny ton.”

Prompt 9

„Przygotuj krótkiego follow-upa po spotkaniu biznesowym, podsumowującego ustalenia i zachęcającego do dalszego kontaktu.”

Prompt 10

„Napisz follow-up sprzedażowy w tonie pomocnym, a nie sprzedażowym. Skup się na wartości dla odbiorcy.”

Skracanie długiego maila

Często największym problemem nie jest napisanie maila, lecz jego uproszczenie. Długie wiadomości obniżają czytelność i zmniejszają szansę na odpowiedź.

Prompt 11

„Skróć poniższą wiadomość e-mail, zachowując wszystkie kluczowe informacje. Usuń powtórzenia i uprość zdania. Styl profesjonalny.”

Prompt 12

„Przekształć poniższego maila w krótką, klarowną wersję biznesową. Maksymalnie 6–8 zdań.”

Poprawa tonu wiadomości

Czasami treść jest dobra, ale brzmi zbyt ostro, chaotycznie albo nieprofesjonalnie. AI świetnie sprawdza się jako redaktor stylu.

Prompt 13

„Popraw ton poniższej wiadomości tak, aby była bardziej uprzejma i profesjonalna, bez zmiany znaczenia.”

Prompt 14

„Przeredaguj mail tak, aby brzmiał pewnie i kompetentnie, ale nadal naturalnie.”

Prompt 15

„Uprość język wiadomości i usuń zbędną formalność, zachowując profesjonalny charakter.”

Tłumaczenie maili PL ↔ EN

Tłumaczenie biznesowe różni się od zwykłego tłumaczenia językowego. Chodzi o zachowanie stylu i kontekstu kulturowego.

Prompt 16

„Przetłumacz poniższą wiadomość na język angielski w stylu biznesowym, naturalnym dla komunikacji firmowej.”

Prompt 17

„Przetłumacz mail na język polski, zachowując formalny ton i naturalne brzmienie.”

Prompt 18

„Przetłumacz wiadomość i jednocześnie popraw jej styl, aby brzmiała profesjonalnie w komunikacji międzynarodowej.”

Mail formalny i półformalny

W wielu sytuacjach trzeba szybko dostosować poziom formalności — szczególnie przy komunikacji między działami lub z nowym klientem.

Prompt 19

„Napisz formalną wersję poniższej wiadomości e-mail odpowiednią do komunikacji z klientem biznesowym.”

Prompt 20

„Przeredaguj wiadomość na styl półformalny — profesjonalny, ale bardziej naturalny i mniej sztywny.”

Jak pracować z tymi promptami w praktyce

Największą zaletą powyższych poleceń jest ich uniwersalność. Nie musisz za każdym razem pisać wszystkiego od nowa. Wystarczy zapisać kilka najczęściej używanych promptów i traktować je jak gotowe narzędzia pracy.

W praktyce proces wygląda bardzo prosto. Wklejasz treść maila, używasz odpowiedniego promptu, a następnie — jeśli trzeba — dodajesz jedno zdanie korekty, na przykład „zrób krócej” albo „bardziej formalnie”. Całość zajmuje mniej czasu niż samodzielne pisanie wiadomości od początku.

Po kilku dniach pracy zauważysz coś charakterystycznego: pisanie maili przestaje być zadaniem wymagającym energii decyzyjnej. Znika moment zastanawiania się „jak to napisać”. Zostaje tylko decyzja „którego promptu użyć”.

I właśnie na tym polega realna oszczędność czasu — nie na szybszym pisaniu, lecz na eliminacji zmęczenia komunikacyjnego, które w pracy biurowej zużywa więcej energii niż same obowiązki.

ROZDZIAŁ 3

Dokumenty i raporty — 15 promptów, które zamieniają chaos informacyjny w profesjonalne materiały

Współczesna praca biurowa w ogromnym stopniu polega na przetwarzaniu informacji. Niezależnie od stanowiska — specjalisty, koordynatora, menedżera, analityka czy asystenta — znaczną część dnia zajmuje czytanie dokumentów, pisanie raportów, tworzenie podsumowań oraz porządkowanie notatek. Paradoks polega na tym, że większość tej pracy nie wymaga kreatywności ani eksperckiej wiedzy, lecz czasu, skupienia i cierpliwości.

To właśnie tutaj narzędzia AI wprowadzają największą rewolucję.

Koniec darmowego fragmentu książki.

Zachęcamy do zakupu pełnej wersji.